Buchhaltung in der Gastronomie: Kasse, Trinkgeld, 7 und 19 Prozent

Das Wichtigste in Kürze

• Gastronomie-Buchhaltung steht und fällt mit der Kasse: Elektronische Kassen brauchen eine zertifizierte TSE, müssen dem Finanzamt gemeldet werden und jeder Gast bekommt einen Beleg (§ 146a AO). Bareinnahmen sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 AO).
• Seit 01.01.2026 gilt für Speisen im Restaurant dauerhaft 7 % Umsatzsteuer (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG), Getränke bleiben bei 19 %. Jeder Bon muss beide Sätze sauber trennen (Stand: Oktober 2026).
• Trinkgeld an Angestellte ist steuerfrei (§ 3 Nr. 51 EStG). Trinkgeld, das der Inhaber selbst behält, ist Betriebseinnahme.
• Der Wareneinsatz ist die wichtigste Kennzahl: Betriebsprüfer vergleichen ihn mit den Richtsätzen des BMF und schätzen bei auffälligen Abweichungen hinzu.
• Bewährt hat sich die Arbeitsteilung: Kassensystem für den Verkauf, Buchhaltungssoftware für Rechnungen, Eingangsbelege, Bank, Umsatzsteuer und EÜR bzw. GmbH-Abschluss.

Inhalt (9 Abschnitte)

Ein Samstagabend mit 140 Gedecken, 2.800 € in der Kasse, davon 900 € bar, dazu 160 € Trinkgeld im Glas. Für Gäste ist der Abend vorbei, für die Buchhaltung beginnt er erst. In der Gastronomie entscheidet die Kasse über die Buchhaltung: TSE, Bon für jeden Gast und tägliche Kassenaufzeichnung sind Pflicht. Speisen werden seit 2026 mit 7 %, Getränke mit 19 % besteuert, Trinkgeld ist nur für Angestellte steuerfrei, und der Wareneinsatz ist die Zahl, auf die jeder Betriebsprüfer zuerst schaut.

Dieser Beitrag zeigt an einem durchgerechneten Beispielmonat, wie Buchhaltung in Restaurant, Café und Imbiss funktioniert, wo die typischen Fallen liegen und wie Sie Kasse und Buchhaltungssoftware sinnvoll kombinieren. Rechtsstand: Oktober 2026.

Was Gastro-Buchhaltung besonders macht

Ein Grafikbüro schreibt zehn Rechnungen im Monat. Ein Café macht 3.000 Einzelumsätze, viele davon bar, mit zwei Steuersätzen auf einem Bon. Daraus ergeben sich vier Besonderheiten:

Dazu kommt ein betriebswirtschaftliches Thema: Lebensmittel verderben, Getränke schwinden, Personal isst mit. Der Wareneinsatz muss trotzdem plausibel zum Umsatz passen.

Die Kasse: TSE, Bonpflicht und Kassenbuch

Elektronische Kasse mit TSE

Wer Umsätze mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, muss jeden Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen und das System durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) schützen (§ 146a Abs. 1 AO).

• Kassensystem mit zertifizierter TSE im Einsatz
• Kasse dem Finanzamt gemeldet (über ELSTER; Bestandskassen mussten bis 31.07.2025 gemeldet sein, neue Kassen innerhalb eines Monats nach Anschaffung, § 146a Abs. 4 AO)
• Für jeden Umsatz einen Beleg erstellt und dem Gast angeboten (gedruckt oder elektronisch, § 146a Abs. 2 AO)
• Täglicher Z-Bon (Tagesabschluss) gezogen und aufbewahrt
• Verfahrensdokumentation zur Kasse vorhanden (Bedienungsanleitung, Programmierung, Benutzer)
• Stornos, Trainingsbuchungen und Personalverzehr eindeutig gekennzeichnet
• Kassendaten exportierbar (DSFinV-K) für eine Kassen-Nachschau

Offene Ladenkasse

Eine elektronische Kasse ist nicht vorgeschrieben. Mit einer offenen Ladenkasse (Geldschublade ohne Elektronik) müssen Sie aber jeden Abend einen Kassenbericht erstellen: Kassenbestand zählen, Ausgaben und Entnahmen hinzurechnen, Einlagen und Anfangsbestand abziehen – die Differenz ist die Tageslosung. Betriebsprüfer sehen offene Ladenkassen in der Gastronomie kritisch, weil sie kaum Kontrolle bieten. Für ein Restaurant mit Personal ist eine TSE-Kasse fast immer der sicherere Weg.

Kassenbuch: Kasse und Bank sauber trennen

Ob elektronisch oder offen: Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Die Kasse muss jederzeit „kassensturzfähig“ sein, also der gezählte Bestand dem Buchbestand entsprechen. Ein negativer Kassenbestand ist unmöglich und ein klares Zeichen für fehlende Einnahmen.

Typische Buchungen im Kassenbuch eines Restaurants:

• Tageslosung laut Z-Bon (getrennt nach 7 % und 19 %)
• Kartenzahlungen als Abgang (sie landen auf dem Bankkonto, nicht in der Schublade)
• Bareinkäufe beim Großhändler mit Beleg
• Einzahlung aufs Bankkonto (Geldtransit)
• Privatentnahmen und Einlagen

7 % auf Speisen, 19 % auf Getränke

Seit 01.01.2026 gilt für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen dauerhaft der ermäßigte Steuersatz von 7 %, mit ausdrücklicher Ausnahme der Getränke (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG). Für Speisen spielt es damit keine Rolle mehr, ob der Gast im Lokal isst oder mitnimmt.

Kombiangebote wie „Mittagsmenü mit Getränk 14,90 €“ oder Buffets mit Getränken müssen Sie aufteilen. Üblich ist die Aufteilung nach dem Verhältnis der Einzelverkaufspreise. Beispiel: Menü einzeln 12,50 €, Getränk einzeln 3,50 €, zusammen 16,00 € – im Menüpreis von 14,90 € entfallen dann 78,1 % auf Speisen (11,64 € zu 7 %) und 21,9 % auf das Getränk (3,26 € zu 19 %). Legen Sie diese Aufteilung im Kassensystem fest, damit jeder Bon sie automatisch enthält.

Kassenbons und Bewirtungsbelege

Ein Kassenbon bis 250 € brutto ist eine Kleinbetragsrechnung und braucht nur Ihren Namen und Ihre Anschrift, das Datum, die Leistung, den Bruttobetrag und den Steuersatz (§ 33 UStDV). Für Geschäftsessen Ihrer Gäste gilt mehr: Damit diese die Kosten als Bewirtung absetzen können, muss der Beleg maschinell erstellt und über die TSE registriert sein, und ab 250 € muss der Name des Gastgebers darauf stehen. Viele Kassen drucken dafür einen eigenen Bewirtungsbeleg. Eine Vorlage für den Bewirtungsbeleg finden Sie unter Bewirtungsbeleg.

Trinkgeld richtig behandeln

Wareneinsatz: die Zahl, auf die der Prüfer schaut

Wareneinsatzquote = Wareneinkauf netto ÷ Umsatz netto × 100. Im Umkehrschluss ergibt sich der Rohgewinnaufschlag, also wie viel Sie auf den Einkaufspreis aufschlagen.

Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht jährlich eine Richtsatzsammlung mit Spannen für Rohgewinnaufschläge je Branche, auch für Gaststätten, Cafés und Imbisse. Liegt Ihr Betrieb deutlich außerhalb, fragt der Prüfer nach – und schätzt im Zweifel Umsätze hinzu. Typische Gründe für einen zu hohen Wareneinsatz sind nicht erfasste Bareinnahmen, aber auch harmlose Ursachen wie Schwund, Verderb oder Personalessen.

• Wareneinkauf getrennt nach Speisen (7 %) und Getränken (19 %) buchen
• Personalverzehr und Eigenverbrauch in der Kasse erfassen und buchen
• Verderb und Bruch mit kurzer Notiz dokumentieren
• Inventur zum Jahresende (bei Bilanzierern Pflicht, bei EÜR für die Plausibilität hilfreich)
• Wareneinsatzquote monatlich ansehen, Ausreißer sofort klären

Beispielmonat: ein Café mit Mittagstisch

Beispiel: Das Café „Lindenblatt“ in Freiburg, Einzelunternehmen, umsatzsteuerpflichtig, Gewinnermittlung per EÜR, Voranmeldung monatlich. Alle Werte netto für Oktober 2026.

Umsatz und Umsatzsteuer

Ausgaben und Vorsteuer

So kommt die Zahllast zustande: 4.329 € Umsatzsteuer minus 2.047,50 € Vorsteuer = 2.281,50 €, fällig mit der Voranmeldung am 10.11.2026. Das Ergebnis vor Steuern: 37.500 € Umsatz minus 27.820 € Kosten = 9.680 €. Davon gehen noch Einkommensteuer, Rücklagen für Investitionen und die eigene Kranken- und Altersvorsorge ab. Die Zahl ist also kein „Gehalt“, sondern der Betrag, aus dem alles Private bezahlt wird.

Personal und Lohn

Die meisten Gastro-Betriebe beschäftigen Aushilfen. Seit 2026 liegt die Minijob-Grenze bei 603 € im Monat (Stand: Oktober 2026). Für Minijobber zahlen Sie Pauschalabgaben an die Minijob-Zentrale; für alle anderen eine reguläre Lohnabrechnung mit Lohnsteuer und Sozialversicherung. Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge sind in bestimmten Grenzen steuerfrei (§ 3b EStG), was in der Gastronomie oft eine Rolle spielt.

Die Lohnabrechnung übernimmt in der Gastronomie meist das Lohnbüro oder die Steuerkanzlei, weil Meldungen an Krankenkassen und die Lohnsteuer-Anmeldung elektronisch versendet werden müssen.

Die Wochenroutine für Gastronomen

1. 1

   Täglich: Kasse abschließen

   Z-Bon ziehen, Kassenbestand zählen, Differenzen sofort notieren. Bargeld-Einzahlungen auf die Bank mit Beleg festhalten.

2. 2

   Wöchentlich: Belege erfassen

   Lieferscheine und Rechnungen von Großhändlern, Bäcker und Getränkelieferant fotografieren oder hochladen. Barbelege zum Kassenbuch legen.

3. 3

   Wöchentlich: Bank abgleichen

   Kontoauszug importieren, Kartengutschriften den Tagen zuordnen, Lastschriften Belegen zuordnen.

4. 4

   Monatlich: Umsatzsteuer und Kennzahlen

   Voranmeldung erstellen und über Mein ELSTER senden, Wareneinsatzquote prüfen, Umsatzsteuer-Rücklage anpassen.

5. 5

   Jährlich: Abschluss

   Inventur, EÜR oder Bilanz, Übergabe an den Steuerberater, Kassendaten und Belege archivieren (Belege 8, Bücher 10 Jahre).

Kasse plus Buchhaltungssoftware: so passt Agile Buchhaltung

Agile Buchhaltung ist kein Kassensystem und hat keine TSE. Den Verkauf am Tresen erledigt Ihre zertifizierte Kasse. Für alles danach eignet sich die Software:

Für ein Einzelunternehmen mit Umsatzsteuer passt die Stufe Plus (19 € im Monat, 190 € im Jahr), für die Restaurant-GmbH die Stufe GmbH/UG (59 € im Monat). Wie andere Branchen ihre Buchhaltung organisieren, zeigt der Ratgeber Buchhaltung für Freiberufler; das kleinere Pendant zu diesem Beitrag ist Buchhaltung für Imbiss und Café.

Häufige Fragen

Welcher Steuersatz gilt 2026 in der Gastronomie?

Für Speisen im Restaurant, im Café und außer Haus gilt seit 01.01.2026 der ermäßigte Satz von 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG). Getränke sind ausdrücklich ausgenommen und werden mit 19 % besteuert, auch Kaffee und Softdrinks. Bei Menüs mit Getränk muss der Preis aufgeteilt werden (Stand: Oktober 2026).

Brauche ich als Gastronom eine TSE-Kasse?

Wenn Sie ein elektronisches Kassensystem nutzen, ja: Es muss durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein (§ 146a AO). Eine Pflicht zur elektronischen Kasse gibt es nicht; mit einer offenen Ladenkasse brauchen Sie aber täglich einen Kassenbericht, und Betriebsprüfer sehen diese Form kritischer.

Muss ich jedem Gast einen Kassenbon geben?

Ja, bei elektronischen Kassen gilt die Belegausgabepflicht (§ 146a Abs. 2 AO). Der Beleg kann gedruckt oder elektronisch bereitgestellt werden. Eine Befreiung ist nur auf Antrag beim Finanzamt möglich und wird selten erteilt.

Ist Trinkgeld in der Gastronomie steuerfrei?

Für Angestellte ja, wenn Gäste es freiwillig und zusätzlich zum Rechnungsbetrag geben (§ 3 Nr. 51 EStG). Für den Inhaber nicht: Trinkgeld, das er selbst behält, ist eine Betriebseinnahme. Trinkgeld per Karte, das an das Team weitergereicht wird, sollten Sie getrennt erfassen und die Weitergabe dokumentieren.

Welche Buchhaltungssoftware eignet sich für die Gastronomie?

Eine, die 7 % und 19 % sauber trennt, Kassenbuchungen erfasst, Kontoauszüge abgleicht und einen DATEV-Export für den Steuerberater liefert. Die Kasse selbst ersetzt keine Buchhaltungssoftware und umgekehrt. Agile Buchhaltung deckt Rechnungen, Belege, Bank, Umsatzsteuer und EÜR bzw. GmbH-Abschluss ab, ist aber kein Kassensystem.

Was ist eine gute Wareneinsatzquote im Restaurant?

Das hängt stark vom Konzept ab: Ein Imbiss mit viel Getränkeumsatz hat andere Werte als ein Speiserestaurant. Wichtiger als ein Branchenwert ist, dass Ihre Quote über die Monate stabil und erklärbar ist. Die Richtsatzsammlung des BMF zeigt, welche Spannen das Finanzamt bei der Prüfung erwartet.

Quellen

1. § 146a AO – Ordnungsvorschrift für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme
2. § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen
3. § 12 UStG – Steuersätze
4. § 3 EStG – Steuerfreie Einnahmen (Nr. 51 Trinkgelder)
5. § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge
6. Bundesfinanzministerium – Richtsatzsammlung

Redaktion Agile Buchhaltung

Wir entwickeln Agile Buchhaltung in Deutschland und schreiben hier aus der täglichen Arbeit mit unseren Kundinnen und Kunden. Jeder Artikel wird fachlich geprüft und aktualisiert, wenn sich Gesetze, Preise oder Funktionen ändern.

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