GoBD einfach erklärt: Was Selbstständige wirklich umsetzen müssen

Das Wichtigste in Kürze

• Die GoBD sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, zuletzt geändert am 14.07.2025). Sie gelten für alle, die steuerlich buchen oder aufzeichnen müssen, auch für Freiberufler und Kleinunternehmer mit EÜR.
• Im Kern verlangen sie sechs Dinge: Buchungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet, nachvollziehbar und unveränderbar sein. Änderungen sind erlaubt, müssen aber sichtbar bleiben.
• Elektronische Belege werden im Eingangsformat aufbewahrt. Bei E-Rechnungen ist der XML-Teil das Original; ein Ausdruck oder eine Umwandlung in ein Bild reicht nicht (GoBD Rn. 125, 131 n. F.).
• Buchungsbelege bewahren Sie seit 2025 acht Jahre auf, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO).
• Ein GoBD-Zertifikat für Software gibt es nicht. Ordnungsgemäß ist immer das Zusammenspiel aus Software, Ihren Abläufen und einer kurzen Verfahrensdokumentation.

Inhalt (12 Abschnitte)

Eine Betriebsprüfung, drei Jahre nach dem Geschäftsjahr. Die Prüferin fragt nicht nach dem Gewinn, sondern nach dem Kassenbuch in Excel, einer Rechnung, die im Ordner fehlt, und der Frage, warum die Rechnungsnummer 2024-017 zweimal vorkommt. Am Ende steht eine Hinzuschätzung, obwohl kein einziger Euro verschwiegen wurde. Genau darum geht es bei den GoBD: Ihre Buchhaltung muss nicht nur stimmen, sie muss auch beweisen können, dass sie stimmt. Vollständig, zeitnah, geordnet, nachvollziehbar und so, dass niemand nachträglich unbemerkt etwas ändern kann.

Dieser Ratgeber übersetzt die rund 40 Seiten des BMF-Schreibens in das, was Selbstständige, Freiberufler und kleine GmbHs konkret tun müssen. Mit Checkliste, Beispielen und den Änderungen von 2025 für E-Rechnungen. Stand: Oktober 2026.

Was die GoBD sind und für wen sie gelten

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Das ist kein Gesetz, sondern ein BMF-Schreiben: die verbindliche Auslegung der Finanzverwaltung zu den Buchführungsregeln der Abgabenordnung, vor allem §§ 145 bis 147 AO.

Die aktuelle Fassung stammt vom 28.11.2019 und wurde zweimal geändert: am 11.03.2024 und am 14.07.2025. Die Änderung von 2025 betrifft vor allem die Aufbewahrung von E-Rechnungen und gilt seit ihrer Veröffentlichung.

Wer betroffen ist: jeder, der steuerlich Bücher führen oder Aufzeichnungen machen muss. Das sind:

• Gewerbetreibende und GmbHs/UGs mit doppelter Buchführung,
• Freiberufler und Kleingewerbetreibende mit Einnahmenüberschussrechnung (EÜR),
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG, denn auch sie haben Aufzeichnungspflichten für die EÜR,
• Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb.

Eine Größengrenze gibt es nicht. Die GoBD selbst sagen aber, dass sich der Aufwand nach Größe und Komplexität des Betriebs richtet. Ein Grafikdesigner mit 40 Rechnungen im Jahr braucht kein internes Kontrollsystem wie ein Konzern, wohl aber eine geordnete, unveränderbare Ablage.

Die sechs Grundsätze in Alltagssprache

Alle Anforderungen der GoBD lassen sich auf sechs Grundsätze zurückführen. Die Tabelle übersetzt sie in Ihren Alltag.

Nachvollziehbar heißt: die Belegkette ist geschlossen

Jede Buchung braucht einen Beleg, und jeder Beleg muss sich einer Buchung zuordnen lassen (Belegprinzip). Das funktioniert in beide Richtungen: von der Eingangsrechnung zur Zahlung im Kontoauszug und zur Zeile in der EÜR, und von dort zurück. Eine Belegnummer oder eine Verknüpfung in der Software genügt.

Zeitgerecht heißt: nicht erst am Jahresende

Bargeschäfte müssen täglich aufgezeichnet werden (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Für unbare Vorgänge, also Überweisungen und Kartenzahlungen, halten die GoBD eine Erfassung innerhalb von zehn Tagen für unbedenklich (Rn. 47). Eine monatliche Erfassung ist ebenfalls möglich, wenn bis dahin durch organisatorische Maßnahmen sichergestellt ist, dass keine Belege verloren gehen, etwa durch eine geordnete Ablage nach Eingang.

Für die Praxis: Wer seine Belege laufend in die Buchhaltungssoftware lädt und einmal im Monat abgleicht, ist auf der sicheren Seite. Wer im März einen Schuhkarton mit Belegen des Vorjahres sortiert, nicht.

Unveränderbar heißt: ändern ja, verstecken nein

Das ist der Grundsatz, an dem die meisten Eigenlösungen scheitern. Die GoBD verbieten nicht, Fehler zu korrigieren. Sie verlangen, dass eine Korrektur sichtbar bleibt: Der ursprüngliche Inhalt muss feststellbar sein, ebenso wann und von wem geändert wurde (§ 146 Abs. 4 AO).

In der Praxis heißt das:

• Eine verschickte Rechnung wird nicht überschrieben, sondern per Stornorechnung und neuer Rechnung korrigiert.
• Eine Buchung wird nicht gelöscht, sondern storniert (Generalumkehr) oder per Gegenbuchung berichtigt.
• Software protokolliert Änderungen oder schreibt Daten nach einer Frist fest.

Belege GoBD-konform ablegen: Papier, PDF, E-Rechnung

Die wichtigste Regel: Ein Beleg wird in der Form aufbewahrt, in der er eingegangen ist. Was elektronisch kommt, bleibt elektronisch. Was auf Papier kommt, darf unter Bedingungen digitalisiert werden.

Was 2025 für E-Rechnungen geändert wurde

Mit dem Schreiben vom 14.07.2025 hat das BMF die GoBD an die E-Rechnung angepasst. Die wichtigsten Punkte:

• Der strukturierte Teil genügt. Bei einer E-Rechnung reicht es, den XML-Teil aufzubewahren, wenn er alle Angaben enthält (Rn. 118/119 n. F.).
• Das PDF bei ZUGFeRD müssen Sie nur zusätzlich aufbewahren, wenn es steuerlich relevante Informationen enthält, die im XML fehlen oder abweichen, etwa Buchungsvermerke.
• Keine Umwandlung, die das XML zerstört. Wer eine hybride Rechnung in ein Bildformat umwandelt und nur das Bild speichert, verliert die maschinelle Auswertbarkeit (Rn. 125, 127 n. F.).
• Eingangsformat bleibt. Elektronisch eingegangene Unterlagen werden im Eingangsformat aufbewahrt (Rn. 131 n. F.). Daten, die per Texterkennung ergänzt wurden, bewahren Sie nach Prüfung und Korrektur ebenfalls auf.

Wie Sie eingehende E-Rechnungen praktisch lesen, prüfen und ablegen, zeigt die Anleitung E-Rechnung empfangen.

Papierbelege scannen: ersetzendes Scannen

Papierbelege dürfen Sie digitalisieren und das Papier anschließend in der Regel vernichten. Die GoBD nennen das „ersetzendes Scannen“. Voraussetzungen:

1. Der Scan ist vollständig, lesbar und farbgetreu, wo Farbe eine Bedeutung hat (etwa Stempel, Unterschrift, Markierungen).
2. Sie prüfen den Scan, bevor das Original weggeht.
3. Der Scan wird unveränderbar abgelegt und mit der Buchung verknüpft.
4. Der Ablauf ist in der Verfahrensdokumentation beschrieben: wer scannt, wann, womit, wie geprüft wird.

Ein Foto mit dem Smartphone ist ausdrücklich zulässig, wenn diese Bedingungen erfüllt sind. Ausnahmen gelten, wenn andere Vorschriften das Original verlangen. Bei hohen Beträgen oder Belegen mit unklarer Rechtslage bewahren viele Unternehmer das Papier zusätzlich auf. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung bietet Belege digitalisieren.

E-Mails: aufbewahren, wenn sie Beleg sind

Eine E-Mail, die nur als Transportmittel für eine angehängte Rechnung dient, müssen Sie nicht aufbewahren. Die Rechnung im Anhang schon. Eine E-Mail, die selbst steuerlich relevante Inhalte hat (Auftragsbestätigung, Preisabsprache, Skontovereinbarung, Rechnungskorrektur), ist ein Handels- oder Geschäftsbrief und gehört ins Archiv.

Wie lange Sie aufbewahren müssen

Die Fristen stehen in § 147 Abs. 3 AO. Seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV gelten für Buchungsbelege acht statt zehn Jahre, für alle Unterlagen, deren Frist am 01.01.2025 noch nicht abgelaufen war.

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist bzw. die letzte Eintragung gemacht wurde. Eine Rechnung vom März 2026 dürfen Sie also frühestens Anfang 2035 löschen. Achtung: Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine noch nicht verjährte Steuerfestsetzung von Bedeutung sind, etwa bei einer laufenden Prüfung oder einem offenen Einspruch. Ausführlich mit Beispielen: Aufbewahrungsfristen 2027.

Die Verfahrensdokumentation: kürzer, als Sie denken

Kaum ein Begriff verunsichert Selbstständige so sehr. Die GoBD verlangen, dass jedes Datenverarbeitungssystem, das für die Buchführung genutzt wird, dokumentiert ist (Rn. 151 ff.). Ziel: Ein Prüfer soll verstehen, wie Belege in Ihre Buchhaltung kommen und dort verarbeitet werden.

Für einen Einzelunternehmer reichen meist zwei bis fünf Seiten. Klassisch besteht sie aus vier Teilen:

1. 1

   Allgemeine Beschreibung

   Wer Sie sind, was Ihr Unternehmen macht, wer an der Buchhaltung beteiligt ist (Sie selbst, eine Bürokraft, die Steuerkanzlei), wie viele Belege ungefähr pro Monat anfallen.

2. 2

   Anwenderdokumentation

   Welche Programme Sie nutzen (Buchhaltungssoftware, Kassensystem, Bank-Export, Scan-App) und wie Sie damit arbeiten: Rechnungen schreiben, Belege erfassen, Kontoauszüge importieren, Monatsabschluss.

3. 3

   Technische Systemdokumentation

   Bei Cloud-Software genügt meist ein Verweis auf die Dokumentation des Anbieters: wo die Daten liegen, wie gesichert wird, wie Änderungen protokolliert werden.

4. 4

   Betriebsdokumentation

   Wie Sie den ordnungsgemäßen Betrieb sicherstellen: Datensicherung, Zugriffsrechte, Umgang mit Papierbelegen nach dem Scan, wer Rechnungen freigibt.

Wichtig ist nicht die Form, sondern dass die Beschreibung zu dem passt, was Sie tatsächlich tun. Halten Sie sie aktuell, wenn Sie die Software wechseln oder jemanden einstellen, und bewahren Sie alte Fassungen auf.

Datenzugriff: was der Prüfer sehen darf

Bei einer Außenprüfung darf das Finanzamt auf Ihre digitalen Daten zugreifen (§ 147 Abs. 6 AO). Es gibt drei Formen:

• Unmittelbarer Zugriff (Z1): Der Prüfer arbeitet mit Lesezugriff selbst in Ihrer Software.
• Mittelbarer Zugriff (Z2): Sie oder Ihre Kanzlei werten die Daten nach Vorgaben des Prüfers aus. Seit 2025 ist klargestellt, dass nur Auswertungen mit den vorhandenen Funktionen des Systems verlangt werden können.
• Datenträgerüberlassung (Z3): Sie übergeben die Daten in einem maschinell auswertbaren Format, zum Beispiel als Export.

Daraus folgt: Ihre Daten müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und auswertbar bleiben. Das gilt auch, wenn Sie die Software wechseln oder das Abo kündigen. Wer den Datenzugriff verweigert oder verzögert, riskiert ein Verzögerungsgeld von 2.500 € bis 250.000 € (§ 146 Abs. 2c AO).

Was die GoBD nicht verlangen

Rund um die GoBD kursieren viele Mythen, oft im Interesse von Software-Anbietern. Die häufigsten:

• „Sie brauchen GoBD-zertifizierte Software.“ Ein amtliches Zertifikat gibt es nicht. Testate von Wirtschaftsprüfern (z. B. nach IDW PS 880) bestätigen nur, dass eine Software ordnungsgemäßes Arbeiten ermöglicht.
• „Jede Rechnung muss elektronisch signiert sein.“ Nein. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist für Rechnungen seit 2011 nicht mehr erforderlich.
• „Papier muss immer zusätzlich aufbewahrt werden.“ Nein, beim ordnungsgemäßen ersetzenden Scannen grundsätzlich nicht.
• „Ein Steuerberater macht mich automatisch GoBD-konform.“ Die Kanzlei verantwortet ihre eigene Verarbeitung. Für vollständige Belege, die Kasse und die Ablage in Ihrem Betrieb bleiben Sie verantwortlich.
• „Kleine Betriebe sind ausgenommen.“ Der Umfang ist kleiner, die Grundsätze gelten trotzdem.

Was bei Verstößen passiert

Ein Bußgeld speziell für GoBD-Verstöße gibt es nicht. Die Folgen sind subtiler und oft teurer.

Eine formell ordnungsgemäße Buchführung genießt die Vermutung der Richtigkeit (§ 158 AO). Das Finanzamt muss Ihnen dann einen Fehler nachweisen. Hat die Buchführung schwere formelle Mängel, entfällt diese Vermutung, und das Finanzamt darf schätzen (§ 162 AO). In der Praxis heißt das: Der Prüfer setzt Sicherheitszuschläge auf Umsatz oder Gewinn an, und Sie müssen beweisen, dass sie zu hoch sind.

Beispiel: Ein Café führt das Kassenbuch in Excel, Tagesabschlüsse fehlen für mehrere Wochen. Der Prüfer verwirft die Kassenführung und schlägt auf Basis von Wareneinsatz und Branchenwerten einen Mehrumsatz von 5 % auf drei Jahre hinzu. Bei 200.000 € Jahresumsatz sind das 30.000 € zusätzlicher Umsatz, mit Umsatz-, Einkommen- und Gewerbesteuer sowie Zinsen schnell eine fünfstellige Nachzahlung.

Nicht jeder kleine Fehler hat diese Wirkung. Entscheidend ist, ob der Mangel sachliches Gewicht hat, also die Richtigkeit der Ergebnisse infrage stellt. Ein fehlender Tankbeleg ist kein Grund für eine Schätzung; ein manipulierbares Kassenbuch schon.

Kasse: der strengste Teil

Wer Bargeld einnimmt, etwa in Gastronomie, Einzelhandel oder Friseurhandwerk, unterliegt den schärfsten Regeln. Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Elektronische Kassensysteme brauchen eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) nach § 146a AO, und seit 2025 müssen sie dem Finanzamt gemeldet werden.

Eine offene Ladenkasse ohne elektronisches System ist weiter erlaubt, verlangt aber einen täglichen Kassenbericht mit Zählprotokoll. Ein Kassenbuch in Excel erfüllt die Anforderungen an Unveränderbarkeit nicht.

Selbstständige ohne Barverkehr können diesen Abschnitt weitgehend ignorieren. Gelegentliche Barausgaben (Briefmarken, Parkschein) erfassen Sie einfach mit Beleg als Ausgabe. Mehr zur Kasse in der Gastronomie: Buchhaltung in der Gastronomie.

Cloud-Buchhaltung: Wo dürfen die Daten liegen?

Elektronische Bücher dürfen Sie in Deutschland und in anderen EU-Staaten führen und aufbewahren, ohne dafür eine Genehmigung zu brauchen (§ 146 Abs. 2a AO). Nur für Speicherorte außerhalb der EU ist ein Antrag beim Finanzamt nötig (§ 146 Abs. 2b AO). Fragen Sie Ihren Anbieter, wo die Server stehen, und notieren Sie das in der Verfahrensdokumentation.

GoBD-Checkliste für Selbstständige

• Alle Ausgangsrechnungen werden in einer Software erstellt, die Nummern lückenlos vergibt und Festgeschriebenes nicht mehr ändern lässt.
• Korrekturen laufen über Stornorechnung und neue Rechnung, nie durch Überschreiben.
• Eingangsrechnungen werden im Eingangsformat abgelegt (XML bleibt XML, PDF bleibt PDF).
• Papierbelege werden zeitnah gescannt, geprüft und mit der Buchung verknüpft.
• Unbare Vorgänge werden innerhalb von etwa zehn Tagen, spätestens monatlich erfasst.
• Barvorgänge werden täglich aufgezeichnet, Kassensystem mit TSE oder ordentlicher Kassenbericht.
• Jede Buchung hat einen Beleg, jeder Beleg ist einer Buchung zugeordnet.
• Kontoauszüge sind vollständig und mit den Buchungen abgeglichen.
• Steuerrelevante E-Mails werden archiviert, nicht nur im Postfach liegen gelassen.
• Eine kurze Verfahrensdokumentation beschreibt Abläufe, Software und Scanprozess.
• Daten bleiben acht bzw. zehn Jahre lesbar und exportierbar, auch nach einem Software-Wechsel.
• Speicherort der Daten ist bekannt (Deutschland/EU) und dokumentiert.

So unterstützt Agile Buchhaltung GoBD-konformes Arbeiten

Keine Software macht Sie allein GoBD-konform, aber sie kann die Fehlerquellen schließen, an denen Eigenlösungen scheitern. In Agile Buchhaltung sind diese Punkte ab der Start-Stufe für 9 € im Monat (netto) eingebaut:

• Unveränderbare Rechnungen: Festgeschriebene Rechnungen lassen sich nicht mehr bearbeiten. Korrekturen laufen über eine Stornorechnung, die denselben lückenlosen Nummernkreis nutzt.
• Änderungsprotokoll: Änderungen werden protokolliert, Belege bleiben im Original erhalten.
• E-Rechnungen im Original: XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X und Peppol-Dateien werden eingelesen und als Originaldatei aufbewahrt, nicht nur als Ansicht.
• Belege per Foto oder Upload mit automatischer Belegerkennung, direkt mit Ausgabe und EÜR-Zeile verknüpft.
• Datenhoheit: Server in Deutschland, tägliche Sicherungen, Export jederzeit. Auch ohne laufendes Abo bleiben alle Daten lesbar und exportierbar, gelöscht wird nichts.
• Für die Kanzlei: DATEV-Buchungsstapel, Belege und Auswertungen als ein Paket über den Steuerberater-Export.
• Für GmbH/UG: Hauptbuch mit Storno per Generalumkehr und Festschreibung im Jahresabschluss.

Ab der Stufe Plus (19 € im Monat) kommen Kontoauszug-Import (CSV, CAMT, MT940) und Bankabgleich hinzu, damit jede Zahlung ihrem Beleg zugeordnet ist. Eine Live-Bankanbindung gibt es nicht; die Auszüge laden Sie als Datei hoch, wie in Kontoauszug importieren beschrieben. Eine Kassen- oder TSE-Lösung ist Agile Buchhaltung ebenfalls nicht; Kassenbuchungen erfassen Sie im Bereich Bank. Die Verfahrensdokumentation schreiben Sie selbst, die App liefert die Fakten dafür.

Häufige Fragen

Was bedeutet GoBD?

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Es handelt sich um ein BMF-Schreiben, das erklärt, wie die Finanzverwaltung die Buchführungsvorschriften der Abgabenordnung (§§ 145 bis 147 AO) bei digitaler Buchhaltung auslegt.

Gelten die GoBD auch für Kleinunternehmer und Freiberufler?

Ja. Die GoBD gelten für alle, die steuerliche Aufzeichnungen führen müssen, unabhängig von Rechtsform und Größe. Auch wer nur eine Einnahmenüberschussrechnung macht, muss Belege geordnet, vollständig und unveränderbar aufbewahren. Bei kleinen Betrieben sind die Anforderungen im Umfang geringer, aber nicht aufgehoben.

Gibt es ein offizielles GoBD-Zertifikat für Software?

Nein. Die Finanzverwaltung zertifiziert keine Software. Anbieter können ihre Programme von Wirtschaftsprüfern testieren lassen, etwa nach IDW PS 880, das bestätigt aber nur, dass die Software GoBD-konformes Arbeiten ermöglicht. Ob Ihre Buchführung ordnungsgemäß ist, hängt auch davon ab, wie Sie die Software einsetzen.

Ist eine Excel-Tabelle GoBD-konform?

Als alleinige Buchhaltung in der Regel nicht, weil sich jede Zelle spurlos überschreiben lässt. Die GoBD verlangen, dass eine Änderung den ursprünglichen Inhalt erkennbar lässt. Für ein Kassenbuch ist Excel besonders riskant. Als Hilfsrechnung neben einer ordnungsgemäßen Buchhaltung können Sie Tabellen natürlich weiter nutzen.

Brauche ich als Einzelunternehmer eine Verfahrensdokumentation?

Ja, die GoBD verlangen sie grundsätzlich von jedem, der elektronisch bucht. Für einen Solo-Selbstständigen genügen meist zwei bis fünf Seiten: wer was wann macht, welche Software genutzt wird, wie Belege eingehen, gescannt und abgelegt werden. Fehlt sie, ist das allein noch kein Grund, die Buchführung zu verwerfen, solange die Abläufe nachvollziehbar sind.

Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?

Grundsätzlich ja, wenn Sie das sogenannte ersetzende Scannen ordnungsgemäß durchführen: vollständig und lesbar scannen, Scan prüfen, unveränderbar ablegen und den Ablauf in der Verfahrensdokumentation beschreiben. Ausnahmen gelten, wenn andere Vorschriften das Original verlangen. Im Zweifel bewahren Sie das Papier bei Belegen mit hohem Betrag zusätzlich auf.

Was passiert, wenn meine Buchhaltung nicht GoBD-konform ist?

Ein Bußgeld für GoBD-Verstöße an sich gibt es nicht. Bei formellen Mängeln kann das Finanzamt aber die Vermutung der Richtigkeit nach § 158 AO verneinen und Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO schätzen. Je schwerer der Mangel, etwa ein manipulierbares Kassenbuch, desto höher fällt die Hinzuschätzung meist aus.

Quellen

1. BMF – GoBD, zweite Änderung vom 14.07.2025 (Übersicht)
2. § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen (gesetze-im-internet.de)
3. § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen (gesetze-im-internet.de)
4. § 158 AO – Beweiskraft der Buchführung (gesetze-im-internet.de)
5. § 162 AO – Schätzung von Besteuerungsgrundlagen (gesetze-im-internet.de)
6. KPMG – Zweite Änderung der GoBD durch BMF-Schreiben vom 14.07.2025

Redaktion Agile Buchhaltung

Wir entwickeln Agile Buchhaltung in Deutschland und schreiben hier aus der täglichen Arbeit mit unseren Kundinnen und Kunden. Jeder Artikel wird fachlich geprüft und aktualisiert, wenn sich Gesetze, Preise oder Funktionen ändern.

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