Kleinunternehmer-Rechnung: Muster mit Hinweis nach § 19 UStG

Das Wichtigste in Kürze

• Eine Kleinunternehmer-Rechnung enthält keine Umsatzsteuer, aber einen Hinweis auf die Steuerbefreiung, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
• Seit 2025 regelt § 34a UStDV die Pflichtangaben: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Leistung, Gesamtbetrag und der Hinweis auf § 19 UStG (Stand: Oktober 2026).
• Rechnungsnummer und Leistungsdatum sind für Kleinunternehmer nicht mehr ausdrücklich vorgeschrieben, sollten aber trotzdem auf jede Rechnung.
• Teuerster Fehler: Umsatzsteuer ausweisen. Dann schulden Sie den Betrag ans Finanzamt, obwohl Sie Kleinunternehmer sind (§ 14c Abs. 2 UStG).
• E-Rechnungen müssen Kleinunternehmer nicht ausstellen; Papier und PDF bleiben auch ab 2027 und 2028 zulässig.

Inhalt (7 Abschnitte)

Sie haben Ihren ersten Auftrag als Kleinunternehmer erledigt und wollen die Rechnung schreiben. Was gehört drauf, was auf keinen Fall? Kurz: Ihre Kleinunternehmer-Rechnung enthält keine Umsatzsteuer, dafür den Satz „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Dazu kommen Name und Anschrift beider Seiten, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., das Datum, die Leistung und der Gesamtbetrag (§ 34a UStDV). Unten finden Sie ein vollständiges Muster zum Übernehmen, Formulierungen für den Hinweis und die fünf Fehler, die am meisten Geld kosten. Rechtsstand: Oktober 2026.

Muster: Kleinunternehmer-Rechnung zum Übernehmen

Beispiel: Ein Fotograf im Nebenerwerb rechnet ein Business-Shooting für eine Steuerkanzlei ab.

Tom Beispiel · Fotografie Lindenweg 4 · 50667 Köln Telefon 0221 123456 · tom@beispiel-foto.de Steuernummer: 214/5678/9012

Kanzlei Muster & Partner Frau Dr. Eva Muster Ringstraße 20 · 50672 Köln

Rechnung Nr. 2026-018 Rechnungsdatum: 21.10.2026 Leistungsdatum: 14.10.2026

Pos.	Leistung	Menge	Einzelpreis	Gesamt
1	Business-Porträts im Büro des Kunden, inkl. Bildauswahl	3 Std.	120,00 €	360,00 €
2	Bildbearbeitung, druckfertige Dateien	12 Bilder	15,00 €	180,00 €
3	Nutzungsrecht Website und Social Media, unbefristet	1	150,00 €	150,00 €

Gesamtbetrag: 690,00 €

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 04.11.2026 auf folgendes Konto: Tom Beispiel · IBAN DE00 1234 5678 9012 3456 78 · Verwendungszweck: 2026-018

Vielen Dank für den Auftrag!

Was in diesem Muster Pflicht ist und was Kür

Die Pflichtangaben im Überblick (§ 34a UStDV)

Seit der Reform der Kleinunternehmerregelung zum 01.01.2025 hat die Kleinunternehmer-Rechnung eine eigene Vorschrift. Sie ist schlanker als die normale Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG.

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift von Ihnen
• Vollständiger Name und vollständige Anschrift Ihres Kunden
• Steuernummer, USt-IdNr. oder (bei grenzüberschreitender EU-Kleinunternehmerregelung) Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware bzw. Umfang und Art der Leistung
• Entgelt als Gesamtbetrag
• Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
• Bei Gutschriften: das Wort „Gutschrift“

Im Vergleich zur normalen Rechnung entfallen damit die ausdrücklichen Pflichten zu Rechnungsnummer, Leistungszeitpunkt und Aufschlüsselung nach Steuersätzen. Alle zehn Angaben der Regelrechnung erklärt der Beitrag Pflichtangaben auf Rechnungen.

Formulierungen für den Hinweis auf § 19 UStG

Das Gesetz verlangt einen Hinweis auf die Anwendung der Steuerbefreiung, schreibt aber keinen Wortlaut vor. Diese Formulierungen sind eindeutig und üblich:

Nicht ausreichend sind Formulierungen ohne Bezug zur Kleinunternehmerregelung, etwa nur „ohne MwSt.“ oder „0 % MwSt.“.

Kleinbetragsrechnung bis 250 €

Für Rechnungen bis 250 € gelten auch für Kleinunternehmer die erleichterten Regeln des § 33 UStDV. Pflicht sind dann nur:

• Ihr Name und Ihre Anschrift
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Leistung
• Gesamtbetrag
• Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG

Name und Anschrift des Kunden und Ihre Steuernummer dürfen entfallen. Praktisch etwa für Marktstände, Kurse mit Barzahlung oder kleine Verkäufe.

Muster einer Kleinbetragsrechnung (Beispiel: Töpferkurs, bar bezahlt):

Atelier Lehmhaus · Sara Beispiel · Gartenstraße 9 · 72202 Nagold Quittung / Rechnung vom 21.10.2026 Töpferkurs Einsteiger, 1 Abend (3 Std.), inkl. Material und Brand Betrag: 65,00 € – bar erhalten Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Auch hier empfiehlt sich eine laufende Nummer, damit Ihre Bareinnahmen lückenlos nachvollziehbar sind. Bewahren Sie eine Kopie jeder ausgestellten Rechnung auf: Rechnungen sind Buchungsbelege, die Aufbewahrungsfrist beträgt acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG).

Muster-Textbausteine für weitere Fälle

Die 5 häufigsten Fehler – und was sie kosten

1. 1

   Umsatzsteuer ausgewiesen

   Steht auf Ihrer Rechnung „zzgl. 19 % USt“, schulden Sie den Betrag dem Finanzamt (§ 14c Abs. 2 UStG), auch als Kleinunternehmer. Bei 1.000 € netto sind das 190 €, die Sie selbst abführen müssen, obwohl Ihr Kunde sie nicht als Vorsteuer abziehen darf. Korrektur: berichtigte Rechnung ohne Steuer, und der Kunde darf keine Vorsteuer daraus gezogen haben bzw. muss sie zurückzahlen.

2. 2

   Hinweis auf § 19 UStG vergessen

   Ohne Hinweis ist die Rechnung unvollständig, und der Kunde kann nicht erkennen, warum keine Steuer ausgewiesen ist. Geschäftskunden schicken solche Rechnungen oft zurück. Lösung: Hinweis als festen Textbaustein in die Vorlage aufnehmen.

3. 3

   Steuer-ID statt Steuernummer

   Die elfstellige steuerliche Identifikationsnummer ist persönlich und gehört nicht auf Rechnungen. Richtig ist die Steuernummer vom Finanzamt (Format je nach Bundesland, z. B. 214/5678/9012) oder eine USt-IdNr. (DE + 9 Ziffern).

4. 4

   Rechnungsnummern doppelt vergeben

   Wer jede Rechnung „Rechnung 1“ nennt oder Nummern in Word händisch hochzählt, vergibt schnell eine Nummer doppelt. Das erschwert die Zuordnung und wirkt in einer Prüfung unordentlich. Ein fester Nummernkreis, zum Beispiel Jahr plus laufende Nummer, löst das. Mehr dazu im Glossar Rechnungsnummer.

5. 5

   Grenze überschritten, Rechnungen nicht umgestellt

   Überschreiten Sie im laufenden Jahr 100.000 € Umsatz, ist schon der Umsatz, mit dem Sie die Grenze überschreiten, umsatzsteuerpflichtig. Ab dann brauchen Ihre Rechnungen Umsatzsteuer, Steuersatz und alle Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Wer weiter Kleinunternehmer-Rechnungen schreibt, zahlt die Steuer aus eigener Tasche. Was dann zu tun ist, steht unter Kleinunternehmer-Umsatzgrenze überschritten.

Brauchen Kleinunternehmer eine E-Rechnung?

Nein. Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen abweichend von der E-Rechnungspflicht stets als „sonstige Rechnung“ übermitteln, also auf Papier oder als PDF (§ 34a UStDV). Das gilt auch ab 2027 und 2028. Freiwillig ist eine E-Rechnung möglich und bei öffentlichen Auftraggebern oft verlangt.

Wichtig ist der umgekehrte Weg: Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon seit 01.01.2025 können. Wie das ohne Aufwand klappt und wann eine freiwillige E-Rechnung sinnvoll ist, erklärt E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Word-Vorlage oder Rechnungsprogramm?

Ab etwa zwei, drei Rechnungen im Monat spart ein Rechnungsprogramm Zeit und Fehler. In Agile Buchhaltung wählen Sie einmal „Kleinunternehmer“ als Steuerstatus; danach setzt jede Rechnung automatisch den Satz „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“, vergibt eine lückenlose Rechnungsnummer und weist keine Umsatzsteuer aus – auch in einer freiwilligen E-Rechnung, wo der Befreiungsgrund als Steuerkategorie im XML steht. Die App warnt, wenn Sie sich den Umsatzgrenzen nähern (bei 20.000 €/25.000 € für das Vorjahr bzw. 80.000 €/100.000 € im laufenden Jahr), und erstellt aus Rechnungen und Belegen Ihre EÜR. Das alles steckt in der Stufe Start für 9 € im Monat (90 € im Jahr).

Alle Regeln rund um Grenzen, Pflichten und den Verzicht finden Sie im Ratgeber Kleinunternehmerregelung 2027.

Häufige Fragen

Was muss auf einer Kleinunternehmer-Rechnung stehen?

Nach § 34a UStDV: vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, der Gesamtbetrag und ein Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG angewendet wird. Bei Gutschriften zusätzlich das Wort „Gutschrift“.

Wie formuliere ich den Hinweis auf § 19 UStG?

Eine feste Formulierung schreibt das Gesetz nicht vor. Bewährt sind: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ oder „Steuerbefreit als Kleinunternehmer nach § 19 UStG.“ Wichtig ist, dass klar erkennbar ist, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist.

Brauche ich als Kleinunternehmer eine Rechnungsnummer?

§ 34a UStDV nennt die Rechnungsnummer nicht als Pflichtangabe. Für eine ordnungsgemäße Buchführung, für Zahlungseingänge und für Rückfragen ist eine eindeutige, fortlaufende Nummer aber dringend zu empfehlen. Viele Finanzämter und Geschäftskunden erwarten sie.

Darf ich als Kleinunternehmer meine Steuer-ID auf die Rechnung schreiben?

Nein, die persönliche steuerliche Identifikationsnummer gehört nicht auf Rechnungen. Verwenden Sie die Steuernummer Ihres Finanzamts oder eine USt-IdNr. vom Bundeszentralamt für Steuern. Die USt-IdNr. hat den Vorteil, dass Ihre Steuernummer nicht auf jedem Beleg erscheint.

Was passiert, wenn ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweise?

Sie schulden den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt (§ 14c Abs. 2 UStG), obwohl Sie Kleinunternehmer sind. Ihr Kunde darf ihn trotzdem nicht als Vorsteuer abziehen. Sie können die Rechnung berichtigen, wenn die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist, etwa weil der Kunde keine Vorsteuer gezogen hat.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Nein. Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen dauerhaft als Papier oder PDF übermitteln (§ 34a UStDV). Empfangen müssen sie E-Rechnungen aber seit 01.01.2025 können.

Quellen

1. § 19 UStG – Steuerbefreiung für Kleinunternehmer
2. § 34a UStDV – Rechnungen bei Kleinunternehmern
3. § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge
4. § 14c UStG – Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
5. § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen

Redaktion Agile Buchhaltung

Wir entwickeln Agile Buchhaltung in Deutschland und schreiben hier aus der täglichen Arbeit mit unseren Kundinnen und Kunden. Jeder Artikel wird fachlich geprüft und aktualisiert, wenn sich Gesetze, Preise oder Funktionen ändern.

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