Buchhaltungssoftware für GmbH und UG: Bilanz selbst vorbereiten

Das Wichtigste in Kürze

• Eine GmbH oder UG muss doppelt buchen und jedes Jahr Bilanz, GuV, E-Bilanz sowie Körperschaft- und Gewerbesteuererklärung abgeben. Eine EÜR-Software reicht nicht.
• Beliebte Online-Programme wie Lexware Office erstellen keine Bilanz. Dort übernimmt die Steuerkanzlei den Abschluss, die Software liefert die laufenden Buchungen.
• Wer den Abschluss selbst vorbereiten will, braucht Hauptbuch, Abschlussbuchungen, Bilanz/GuV und eine E-Bilanz-Datei (Taxonomie 6.9 für Wirtschaftsjahre ab 2026).
• Realistisch ist für viele kleine GmbHs ein Mittelweg: laufende Buchhaltung und Abschlussvorbereitung selbst, Prüfung und Übermittlung durch den Steuerberater.
• Fristen für das Geschäftsjahr 2026: Offenlegung bis 31.12.2027, Steuererklärungen mit E-Bilanz ohne Berater bis 02.08.2027. Ordnungsgeld bei verspäteter Offenlegung ab 2.500 €.

Inhalt (9 Abschnitte)

Für eine GmbH oder UG reicht keine Buchhaltungssoftware, die „nur“ Rechnungen, Belege und eine EÜR kann. Sie brauchen doppelte Buchführung mit Hauptbuch, Abschlussbuchungen, Bilanz und GuV, eine E-Bilanz-Datei und Hilfe bei Körperschaft- und Gewerbesteuer. Die meisten bekannten Online-Programme für Selbstständige liefern nur die laufende Buchhaltung; den Jahresabschluss macht dann die Steuerkanzlei.

Dieser Vergleich zeigt, was Ihre GmbH gesetzlich leisten muss, welche Software den Abschluss wirklich selbst vorbereitet, was das kostet (Stand: Oktober 2026) und wann der Steuerberater trotzdem die bessere Wahl ist.

Was eine GmbH oder UG buchhalterisch leisten muss

Die GmbH ist Formkaufmann (§ 6 HGB, § 13 Abs. 3 GmbHG) und damit zur doppelten Buchführung verpflichtet (§ 238 HGB). Für die UG (haftungsbeschränkt) gilt dasselbe, sie ist rechtlich eine GmbH. Daraus folgen jedes Jahr diese Pflichten:

Die meisten Ein-Personen-GmbHs und UGs sind Kleinstkapitalgesellschaften nach § 267a HGB: Sie überschreiten zwei der drei Grenzen nicht (450.000 € Bilanzsumme, 900.000 € Umsatz, 10 Arbeitnehmer im Jahresdurchschnitt; gilt für Geschäftsjahre ab 2024). Das spart Arbeit: kein Anhang, wenn die Pflichtangaben unter der Bilanz stehen (§ 264 Abs. 1 Satz 5 HGB), kein Lagebericht, verkürzte Bilanz und Hinterlegung statt Offenlegung. Die Steuerseite, also E-Bilanz, Körperschaft- und Gewerbesteuer, bleibt in vollem Umfang.

Den kompletten Ablauf mit allen Abschlussarbeiten erklärt der Pillar-Ratgeber Jahresabschluss der GmbH.

7 Funktionen, die eine GmbH-Buchhaltungssoftware braucht

• Hauptbuch mit Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04), Journal, Summen- und Saldenliste und Kontenblättern
• Buchungssätze automatisch aus Belegen und Rechnungen, dazu freie Buchungen (z. B. Gesellschafterdarlehen, Kapitaleinzahlung)
• Storno per Generalumkehr statt Löschen, Festschreibung von Perioden (GoBD)
• Abschlussbuchungen: Abschreibungen, Rückstellungen, Abgrenzungen, Ergebnisvortrag
• Bilanz und GuV nach HGB-Gliederung, als Kleinstgesellschaft verkürzt
• E-Bilanz als XBRL-Datei nach der aktuellen Taxonomie und ein Weg zur Übermittlung
• Export für den Steuerberater (DATEV-Buchungsstapel), damit Sie jederzeit Hilfe dazuholen können

Zur E-Bilanz: Seit Wirtschaftsjahren, die nach dem 31.12.2025 beginnen, gilt grundsätzlich die Taxonomie 6.9 (BMF-Schreiben vom 10.06.2025). Neu ist außerdem, dass Kontennachweise unverdichtet mitgeschickt werden müssen, für Wirtschaftsjahre ab 2025. Fragen Sie bei jeder Software nach, ob sie das abdeckt. Mehr dazu im Artikel E-Bilanz.

GmbH-Buchhaltungssoftware im Vergleich (Stand Oktober 2026)

Preise netto im Monat bei monatlicher Zahlung. Angaben laut Anbieterseiten bzw. Hilfeartikeln; „–“ bedeutet, dass wir die Angabe nicht verlässlich prüfen konnten.

Quellen und Stand: lexware.de/preise und help.lexware.de (21.10.2026), sevdesk.de/preise (21.10.2026, Regelpreise; aktuell gelten Aktionspreise), BuchhaltungsButler Regelpreis laut Testberichten September 2026 (Aktion: 70 % auf den ersten Monat), DATEV-Grundgebühr laut Preisliste Januar 2026. Neben diesen Online-Lösungen gibt es klassische Desktop-Programme wie Lexware buchhaltung, die laut Hersteller in den größeren Varianten E-Bilanz und ELSTER-Übermittlung abdecken.

Agile Buchhaltung GmbH/UG (jährlich)49,17 €

Agile Buchhaltung GmbH/UG (monatlich)59 €

BuchhaltungsButler Light (Regelpreis)39,90 €

Lexware Office und sevDesk fehlen in diesem Diagramm bewusst: Sie sind günstiger, ersetzen aber nicht den Abschluss. Wer sie nutzt, rechnet die Kosten des Steuerberaters für Bilanz, E-Bilanz und Steuererklärungen dazu.

Wofür welches Programm am besten passt

• Lexware Office oder sevDesk + Steuerberater: Sie wollen mit Bilanz nichts zu tun haben, Ihre Kanzlei arbeitet mit DATEV, und Sie schätzen Live-Bankanbindung und ELSTER-Direktversand. Laut Lexware arbeiten rund 90 % der Lexware-Office-Nutzer ohnehin mit einer Kanzlei zusammen.
• DATEV Unternehmen online: Ihre Kanzlei gibt das System vor und übernimmt die Buchhaltung ganz oder teilweise. Sie zahlen die Grundgebühr plus Kanzleihonorar.
• BuchhaltungsButler: Sie wollen stark automatisierte Belegverbuchung mit Live-Bankanbindung und die E-Bilanz über die eingebundene Übermittlung. Prüfen Sie die aktuellen Preise auf der Anbieterseite.
• Agile Buchhaltung GmbH/UG: Sie wollen Hauptbuch, Bilanz, GuV, KSt-/GewSt-Ausfüllhilfe, E-Bilanz-Datei und Lohn in einem Paket zum Festpreis und den Abschluss selbst vorbereiten. Bankauszüge importieren Sie als Datei, die Übermittlung der E-Bilanz läuft über den Steuerberater oder eine ERiC-Software.

Selbst machen, Steuerberater oder Mittelweg?

Die Frage ist weniger „Software oder Steuerberater“ als „Wer macht welchen Teil?“. Drei Modelle haben sich bewährt:

Wo Selbermacher am häufigsten danebenliegen

1. Gesellschafter-Geschäftsführer: Gehalt, Tantieme, private Kfz-Nutzung und Darlehen müssen einem Fremdvergleich standhalten, sonst droht eine verdeckte Gewinnausschüttung.
2. Rückstellungen: Für die Kosten des Jahresabschlusses, die Aufbewahrung der Unterlagen und erwartete Steuernachzahlungen sind Rückstellungen zu bilden. Wer sie vergisst, weist zu viel Gewinn aus.
3. Steuerbilanz vs. Handelsbilanz: Nicht abziehbare Betriebsausgaben (z. B. 30 % der Bewirtung, Körperschaftsteuer selbst) gehören außerbilanziell korrigiert, bevor die Körperschaftsteuer berechnet wird.
4. Kapitalkonten: Stammkapital, ausstehende Einlagen, Kapitalrücklage und bei der UG die gesetzliche Rücklage gehören auf eigene Konten.
5. Offenlegung vergessen: Die Steuererklärung ist abgegeben, die Hinterlegung im Unternehmensregister nicht. Die Mahnung des Bundesamts für Justiz kommt zuverlässig.
6. Umsatzsteuer nicht abgestimmt: Die Summe der zwölf Voranmeldungen muss zu den Umsatzsteuer- und Vorsteuerkonten passen. Differenzen, etwa durch spät gebuchte Dezember-Belege, gehören vor dem Abschluss geklärt und in die Umsatzsteuer-Jahreserklärung.
7. Forderungen nicht bewertet: Eine Ausgangsrechnung, die ein insolventer Kunde nie zahlen wird, darf nicht mit vollem Wert in der Bilanz stehen. Prüfen Sie zum Stichtag die Offene-Posten-Liste und schreiben Sie uneinbringliche Forderungen ab; die Umsatzsteuer darauf können Sie berichtigen (§ 17 UStG).

Was die GmbH an Steuern zahlt: ein Rechenbeispiel

Gute GmbH-Software rechnet Körperschaft- und Gewerbesteuer schon unterjährig mit, damit Sie die Liquidität planen können.

Beispiel: Eine Ein-Personen-GmbH erzielt 2026 einen steuerlichen Gewinn von 60.000 €, der Hebesatz der Gemeinde beträgt 400 %. Vereinfachte Rechnung ohne Hinzurechnungen und Kürzungen:

Anders als Einzelunternehmer haben Kapitalgesellschaften keinen Gewerbesteuer-Freibetrag von 24.500 €. Ab 2028 sinkt der Körperschaftsteuersatz schrittweise: 14 % (2028), 13 % (2029), 12 % (2030), 11 % (2031) und 10 % ab 2032 (§ 23 Abs. 1 KStG, geändert durch das Investitionssofortprogramm 2025). Wie Sie die Steuer genau ermitteln, zeigt der Artikel Körperschaftsteuer berechnen.

Wechsel in eine neue GmbH-Software: so übernehmen Sie die Zahlen

Der beste Zeitpunkt für einen Wechsel ist der Beginn eines Geschäftsjahres, bei den meisten GmbHs also der 1. Januar. Dann starten Sie mit den Schlusswerten des Vorjahres und müssen keine halben Jahre nachbuchen. Diese Daten brauchen Sie aus dem alten System oder von der Kanzlei:

• Schlussbilanz des Vorjahres bzw. Summen- und Saldenliste zum 31.12. als Grundlage der Saldovorträge
• Offene-Posten-Liste: unbezahlte Ausgangs- und Eingangsrechnungen mit Nummer, Datum und Betrag
• Anlagenverzeichnis mit Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten, Nutzungsdauer und Restbuchwert
• Kapitalkonten: gezeichnetes Kapital, Kapitalrücklage, Gewinn- oder Verlustvortrag, bei der UG die gesetzliche Rücklage
• Gesellschafterverrechnungskonto und Darlehen mit Stand zum Stichtag
• Letzter Rechnungsnummernkreis, damit die neue Software lückenlos weiterzählt
• Steuerliche Werte: Verlustvorträge, Vorauszahlungsbescheide für KSt und GewSt

Ein Wechsel mitten im Jahr ist möglich, aber aufwendiger: Sie übernehmen dann die Salden zum Wechselstichtag und müssen sicherstellen, dass Umsatzsteuer-Voranmeldungen, die schon abgegeben sind, zu den übernommenen Zahlen passen. Viele GmbHs wählen deshalb den Weg, das laufende Jahr im alten System abzuschließen und nur parallel die Rechnungsstellung umzustellen.

Entscheidungshilfe: Welche Lösung passt zu Ihrer GmbH?

• Sie wollen keinen Abschluss selbst machen und die Kanzlei arbeitet mit DATEV: Laufende Buchhaltung in Lexware Office, sevDesk oder DATEV Unternehmen online, Abschluss durch die Kanzlei.
• Sie haben viele Bankbuchungen und wollen sie automatisch abrufen: Achten Sie auf Live-Bankanbindung, etwa bei BuchhaltungsButler, Lexware oder sevDesk.
• Ein-Personen-GmbH oder UG, klare Strukturen, Sie wollen den Abschluss vorbereiten: Eine Software mit Hauptbuch, Bilanz/GuV und E-Bilanz-Datei, zum Beispiel Agile Buchhaltung GmbH/UG, dazu bei Bedarf der Steuerberater für Prüfung und Übermittlung.
• Mehrere Gesellschaften, Konzernstrukturen, Kostenstellen: Hier stoßen die einfachen Online-Lösungen an Grenzen. Prüfen Sie klassische Finanzbuchhaltungsprogramme oder die Lösung Ihrer Kanzlei.

Besonderheiten der UG (haftungsbeschränkt)

Für die UG gelten dieselben Buchführungs- und Abschlusspflichten wie für die GmbH, mit einer Ergänzung: Nach § 5a Abs. 3 GmbHG muss sie ein Viertel des um einen Verlustvortrag geminderten Jahresüberschusses in eine gesetzliche Rücklage einstellen, bis sie auf 25.000 € Stammkapital aufstockt. Ihre Software sollte diese Rücklage als eigenes Eigenkapitalkonto führen. Weil die meisten UGs mit wenig Kapital und einer Person starten, sind sie fast immer Kleinstkapitalgesellschaften; der Abschluss ist entsprechend schlank.

Die Suche nach „Buchhaltungssoftware UG kostenlos“ endet in der Praxis an der E-Bilanz: Körperschaft- und Gewerbesteuererklärung können Sie kostenlos in Mein ELSTER abgeben, für die E-Bilanz brauchen Sie aber eine Software mit ERiC-Schnittstelle oder einen Steuerberater. Wie weit Sie selbst kommen, beschreibt der Artikel GmbH-Buchhaltung selbst machen.

So bereiten Sie den Abschluss mit Agile Buchhaltung vor

Die Stufe GmbH/UG kostet 59 € im Monat oder 590 € im Jahr (netto) und enthält alles aus den kleineren Stufen, also Rechnungen und E-Rechnungen, Belegerkennung, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Bankimport, Fahrtenbuch, Lohn und mehrere Benutzer. Dazu kommt für Kapitalgesellschaften:

1. 1

   Rechtsform wählen

   In den Einstellungen bzw. beim Einrichten GmbH oder UG auswählen. Dann erscheinen die Menüpunkte Journal/Hauptbuch, Konten, Jahresabschluss und Lohn.

2. 2

   Laufend buchen

   Buchungssätze entstehen automatisch aus Rechnungen und Belegen. Sonderfälle wie Kapitaleinzahlung oder Gesellschafterdarlehen erfassen Sie über „Buchung erfassen“. Korrekturen laufen als Storno per Generalumkehr.

3. 3

   Abstimmen

   Summen- und Saldenliste und Kontenblätter zeigen, ob Bank, offene Posten und Umsatzsteuer stimmen. Der Kontenrahmen ordnet jedes Konto einer Bilanz- oder GuV-Position zu.

4. 4

   Abschluss vorbereiten

   Der Bereich Jahresabschluss zeigt Prüfhinweise, nimmt Abschlussbuchungen auf und erstellt Bilanz und GuV, dazu Ausfüllhilfen für KSt 1 und GewSt 1 A und ein Jahresabschluss-PDF.

5. 5

   Festschreiben und übergeben

   Nach der Festschreibung erzeugen Sie die E-Bilanz als XBRL-Datei (HGB-Taxonomie 6.9) und das Steuerberater-Paket mit DATEV-Export, Jahresabschluss und Hauptbuch-Excel.

Was Agile Buchhaltung nicht übernimmt: Die E-Bilanz wird nicht direkt an das Finanzamt gesendet, sondern über Ihren Steuerberater oder eine ERiC-Software übermittelt. Körperschaft- und Gewerbesteuer gibt es als Ausfüllhilfe, nicht als fertig übermittelte Erklärung. Die Lohnabrechnung (Stand 2026) liefert Werte und Ausfüllhilfen, sendet aber keine Meldungen an Krankenkassen oder Finanzamt. Eine Live-Bankanbindung gibt es nicht, und die Software ersetzt keine Steuerberatung. Eine kostenlose Testphase bieten wir nicht an.

Dafür bekommen Sie den Abschluss in derselben Software, in der Sie das ganze Jahr Rechnungen schreiben und Belege erfassen, auf Servern in Deutschland. API, Webhooks und die MCP-Anbindung an Claude oder ChatGPT sind enthalten, etwa um Rechnungen, Belege und offene Posten per Chat abzufragen. Einen breiteren Marktüberblick, auch für Einzelunternehmer, finden Sie im Buchhaltungssoftware-Vergleich.

Häufige Fragen

Kann ich als Geschäftsführer die Bilanz meiner GmbH selbst erstellen?

Ja. Es gibt keine Pflicht, einen Steuerberater zu beauftragen. Sie brauchen aber Kenntnisse in doppelter Buchführung und Bilanzierung nach HGB, eine Software mit Hauptbuch und Abschlussfunktionen und einen Weg, die E-Bilanz elektronisch zu übermitteln. Bei Rückstellungen, Gesellschafterthemen und der Überleitung zur Steuerbilanz holen sich viele zumindest eine Prüfung durch den Steuerberater.

Gibt es eine kostenlose Buchhaltungssoftware für eine UG?

Für die vollständigen Pflichten einer UG, also doppelte Buchführung, Bilanz, E-Bilanz und Körperschaftsteuer, ist uns keine seriöse kostenlose Lösung bekannt. Die Körperschaft- und Gewerbesteuererklärung können Sie kostenlos über Mein ELSTER abgeben, die E-Bilanz braucht aber eine Software mit ERiC-Schnittstelle oder einen Steuerberater.

Reicht Lexware Office oder sevDesk für eine GmbH?

Für die laufende Buchhaltung ja, für den Jahresabschluss nein. Lexware Office schreibt in seiner Hilfe selbst, dass eine Bilanz nicht erstellt werden kann. Den Abschluss übernimmt dann die Steuerkanzlei auf Basis Ihrer Buchungen, meist per DATEV-Export.

Was ist eine Kleinstkapitalgesellschaft?

Eine GmbH oder UG, die an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen zwei von drei Grenzen nicht überschreitet: 450.000 € Bilanzsumme, 900.000 € Umsatz, 10 Arbeitnehmer im Jahresdurchschnitt (§ 267a HGB). Sie darf auf den Anhang verzichten, wenn bestimmte Angaben unter der Bilanz stehen, und muss die Bilanz nur hinterlegen statt offenlegen.

Wie hoch ist die Körperschaftsteuer 2026 und 2027?

15 % auf den Gewinn plus 5,5 % Solidaritätszuschlag darauf, zusammen 15,825 %. Ab dem Veranlagungszeitraum 2028 sinkt der Satz jährlich um einen Prozentpunkt bis auf 10 % ab 2032 (§ 23 KStG). Dazu kommt die Gewerbesteuer, ohne Freibetrag für Kapitalgesellschaften.

Was kostet ein Jahresabschluss beim Steuerberater?

Das hängt von Bilanzsumme und Umsatz ab, die Gebühren richten sich nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV). Je besser Sie die Buchhaltung vorbereiten, desto weniger Stunden fallen für Nacharbeiten an. Eine konkrete Rechnung finden Sie in unserem Artikel zu den Kosten für Steuerberater und Buchhaltung.

Quellen

1. § 264 HGB – Pflicht zur Aufstellung
2. § 267a HGB – Kleinstkapitalgesellschaften
3. § 325 HGB – Offenlegung
4. § 335 HGB – Festsetzung von Ordnungsgeld
5. § 5b EStG – Elektronische Übermittlung von Bilanzen
6. § 23 KStG – Steuersatz
7. § 5a GmbHG – Unternehmergesellschaft
8. Otto Schmidt: E-Bilanz, Veröffentlichung der Taxonomien 6.9
9. Lexware-Hilfe: Bilanz und Lexware Office

Redaktion Agile Buchhaltung

Wir entwickeln Agile Buchhaltung in Deutschland und schreiben hier aus der täglichen Arbeit mit unseren Kundinnen und Kunden. Jeder Artikel wird fachlich geprüft und aktualisiert, wenn sich Gesetze, Preise oder Funktionen ändern.

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