E-Rechnung empfangen: So prüfen und archivieren Sie XRechnung und ZUGFeRD

Das Wichtigste in Kürze

• Seit 01.01.2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer und Freiberufler. Eine Zustimmung des Empfängers ist nicht nötig.
• Als Empfangsweg genügt ein E-Mail-Postfach. Entscheidend ist, dass Sie die XML-Datei lesbar machen, prüfen und im Original aufbewahren können.
• Bei ZUGFeRD ist die eingebettete XML maßgeblich, nicht das sichtbare PDF. Fehlt sie, liegt keine E-Rechnung vor.
• Aufbewahrt wird die XML-Datei selbst, unverändert und acht Jahre lang (§ 14b UStG, § 147 AO). Ein Ausdruck oder ein umgewandeltes PDF ersetzt das Original nicht.
• Kostenlos geht es mit Postfach, Viewer und Validator; eine Buchhaltungssoftware übernimmt Lesen, Prüfen, Buchen und Archivieren in einem Schritt.

Inhalt (8 Abschnitte)

Eine Mail vom Großhändler, im Anhang eine Datei namens „rechnung_4711.xml“. Doppelklick, und der Browser zeigt eine Wand aus spitzen Klammern. So sieht für viele Selbstständige die erste E-Rechnung aus. Um eine E-Rechnung zu empfangen, brauchen Sie drei Dinge: einen Empfangsweg (ein E-Mail-Postfach reicht), ein Programm, das die XML-Datei lesbar macht und prüft, und eine Ablage, in der Sie die Originaldatei acht Jahre unverändert aufbewahren. Seit dem 1. Januar 2025 ist das für jedes Unternehmen Pflicht.

Diese Anleitung führt Sie in sieben Schritten von der eingehenden Mail bis zur GoBD-konformen Ablage. Stand: Oktober 2026.

Wer E-Rechnungen empfangen muss

Jedes inländische Unternehmen, das Leistungen von anderen inländischen Unternehmen bezieht. Eine Umsatzgrenze gibt es nicht, auch Kleinunternehmer und Freiberufler sind erfasst. Der Lieferant braucht für die E-Rechnung keine Zustimmung von Ihnen; anders als bei PDF-Rechnungen, denen Sie zustimmen müssen.

Ab wann Ihre Lieferanten E-Rechnungen schicken müssen, hängt von deren Umsatz ab: 2027 ab 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 alle. Bis dahin bekommen Sie eine Mischung aus Papier, PDF und E-Rechnung. Den Stufenplan erklärt der Pillar-Ratgeber E-Rechnungspflicht 2027.

So erkennen Sie eine E-Rechnung

Nicht alles, was elektronisch ankommt, ist eine E-Rechnung. Diese Übersicht hilft beim Einordnen:

Den technischen Unterschied zwischen den beiden Hauptformaten erklärt der Artikel XRechnung oder ZUGFeRD.

E-Rechnung empfangen in 7 Schritten

1. 1

   Eine Empfangsadresse festlegen

   Richten Sie eine eigene Adresse ein, etwa rechnung@ihre-domain.de, und teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit. Ein eigenes Postfach trennt Rechnungen von Werbung und erleichtert Vertretungen. Ein Portal oder Peppol-Zugang ist nicht vorgeschrieben.

2. 2

   Die Datei sichern, bevor Sie etwas damit tun

   Speichern Sie den Anhang unverändert, idealerweise automatisch in Ihrer Buchhaltungssoftware oder einem Ordner mit Eingangsdatum. Benennen Sie die XML-Datei nicht um und öffnen Sie sie nicht in einem Editor, der sie beim Schließen neu speichert.

3. 3

   Das Format bestimmen

   Reine XML-Datei: XRechnung in der Syntax UBL oder CII, gelegentlich Peppol BIS. PDF mit Anhang: ZUGFeRD bzw. Factur-X. Bei einem PDF ohne Anhang liegt keine E-Rechnung vor.

4. 4

   Lesbar machen

   Lassen Sie die Daten als Rechnung darstellen, mit einer Buchhaltungssoftware oder einem Viewer. Bei ZUGFeRD prüfen Sie, ob PDF und XML übereinstimmen. Rechtlich gilt das XML.

5. 5

   Formal und inhaltlich prüfen

   Formal: Ist die Datei gültig nach EN 16931? Inhaltlich: Stimmen Pflichtangaben, Leistung, Beträge und Steuersatz? Details im nächsten Abschnitt.

6. 6

   Freigeben und buchen

   Rechnung der Ausgabenkategorie zuordnen, Vorsteuer erfassen, Zahlung terminieren (Skonto beachten). Später den Zahlungsausgang mit der Rechnung abgleichen.

7. 7

   Original archivieren

   Die XML-Datei bzw. das ZUGFeRD-PDF unverändert, maschinell auswertbar und acht Jahre lang aufbewahren, verknüpft mit der Buchung.

Prüfen: Worauf Sie bei einer eingehenden E-Rechnung achten

Eine E-Rechnung kann aus zwei Gründen fehlerhaft sein, und die Folgen sind unterschiedlich.

1. Formatfehler. Die Datei entspricht nicht der Norm EN 16931, etwa weil Pflichtfelder fehlen oder die Struktur kaputt ist. Nach Auffassung der Finanzverwaltung (BMF-Schreiben vom 15.10.2025) liegt dann gar keine E-Rechnung vor, sondern eine sonstige Rechnung. Ab dem Zeitpunkt, an dem Ihr Lieferant zur E-Rechnung verpflichtet ist, sollten Sie eine korrekte Rechnung anfordern.

2. Inhaltliche Fehler. Die Datei ist technisch gültig, aber eine Angabe stimmt nicht: falscher Steuersatz, fehlendes Leistungsdatum, falsche Anschrift. Hier gelten dieselben Regeln wie bei Papierrechnungen: Für den Vorsteuerabzug brauchen Sie eine Rechnung mit allen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG).

• Ist die eingebettete bzw. angehängte XML-Datei vorhanden und lesbar?
• Bei ZUGFeRD: Stimmen Beträge im PDF und im XML überein?
• Sind Sie korrekt als Rechnungsempfänger angegeben (Name, Anschrift)?
• Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten vorhanden?
• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum vorhanden?
• Leistungsdatum oder Leistungszeitraum angegeben?
• Leistung konkret beschrieben, nicht nur „laut Vertrag“?
• Steuersatz richtig (19 %, 7 % oder Hinweis auf Steuerbefreiung bzw. Reverse Charge)?
• Rechnet die Rechnung: Positionen, Netto, Steuer, Brutto?
• Haben Sie die Leistung tatsächlich erhalten?

Zum formalen Prüfen gibt es den kostenlosen Validator der KoSIT, der eine Datei gegen das Schema und die Geschäftsregeln der XRechnung prüft. Er ist allerdings ein Werkzeug für Fachleute und muss lokal installiert werden. Eine ausführliche Anleitung mit Fehlerbildern bietet der Artikel E-Rechnung prüfen.

Archivieren: so bleibt die E-Rechnung GoBD-konform

Beim Archivieren passieren die folgenreichsten Fehler, weil sie erst bei einer Betriebsprüfung Jahre später auffallen.

• Das Original ist die XML-Datei. Bei einer XRechnung bewahren Sie die XML auf, bei ZUGFeRD das PDF mit der eingebetteten XML. Eine daraus erzeugte Druckansicht dürfen Sie zusätzlich speichern, sie ersetzt das Original aber nicht.
• Unverändert. Die Datei darf nach Eingang nicht verändert werden. Wenn Sie Notizen oder Buchungsvermerke ergänzen, dann in Ihrer Software, nicht in der Datei.
• Maschinell auswertbar. Die Finanzverwaltung muss die Datei bei einer Prüfung elektronisch auswerten können. Ein Bild oder Ausdruck genügt nicht.
• Acht Jahre. Rechnungen sind Buchungsbelege. Die Aufbewahrungsfrist beträgt seit 2025 acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG) und beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
• Auffindbar. Sie müssen jede Rechnung über die Buchung wiederfinden und umgekehrt.

Die E-Mail selbst müssen Sie in der Regel nicht aufbewahren, wenn sie nur als Transportmittel dient. Steht im Mailtext etwas Steuerrelevantes, etwa eine Preisabsprache oder eine Rechnungskorrektur, gehört sie mit ins Archiv. Mehr zu den Anforderungen in GoBD und zu den Fristen in Aufbewahrungsfristen 2027.

Sonderfälle beim Empfang

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto dürfen dauerhaft als Papier oder PDF kommen (§ 33 UStDV). Tankquittungen und Kassenbons bleiben also, wie sie sind.
• Rechnungen aus dem Ausland fallen nicht unter die deutsche E-Rechnungspflicht. Software-Abos aus Irland oder den Niederlanden kommen weiter als PDF.
• Mehrere Anhänge: Schickt ein Lieferant eine XML und zusätzlich ein PDF, ist die XML die Rechnung, das PDF eine Kopie. Bewahren Sie die XML als Original auf und buchen Sie nur einmal.
• Rechnungsanlagen: Stundennachweise oder Lieferscheine können in der E-Rechnung eingebettet sein. Sie gehören zum Beleg und werden mit aufbewahrt.

Kostenlos oder mit Software?

Viele suchen nach einer kostenlosen Lösung. Die gibt es, sie verlagert die Arbeit aber zu Ihnen.

Für Unternehmen mit zwei oder drei E-Rechnungen im Monat ist der kostenlose Weg machbar. Ab etwa zehn Eingangsrechnungen im Monat wird die manuelle Arbeit, besonders das doppelte Erfassen beim Buchen, zum Zeitfresser.

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E-Rechnungs-Fahrplan 2027

In 8 Schritten startklar für XRechnung und ZUGFeRD – mit Entscheidungsbaum, Pflichtfeld-Prüfliste und Mustertexten

In 5 Minuten wissen, ob die Pflicht Sie ab 01.01.2027 trifft – und die Umstellung ohne abgelehnte Rechnungen und Zahlungsverzug schaffen.

• Entscheidungsbaum: Pflicht ab 2027, ab 2028 oder ausgenommen – mit Rechenbeispiel zur 800.000-€-Grenze
• Prüfliste aller Pflichtfelder mit Feldnummern (BT) für XRechnung und ZUGFeRD
• 5 Mustertexte für Kunden, Lieferanten und Ihr Team zum Kopieren
• Checklisten für Empfang, Prüfung und GoBD-konforme Archivierung

Ihre E-Mail-Adresse Firma Ja, schicken Sie mir „E-Rechnungs-Fahrplan 2027“ und gelegentlich Tipps von Agile Buchhaltung und Agile Developer per E-Mail. Abmeldung jederzeit mit einem Klick. Mehr in den Datenschutzhinweisen. Fahrplan kostenlos erhalten

E-Rechnungen empfangen mit Agile Buchhaltung

In Agile Buchhaltung ist der Empfang in jeder Stufe enthalten, schon in der Start-Stufe für 9 € im Monat netto. Sie laden die Datei in der App hoch, die Software erkennt das Format und liest es aus:

• Formate: XRechnung in CII und UBL, ZUGFeRD 2.x/Factur-X, Peppol BIS Billing 3.0 und PDFs mit eingebetteter XML.
• Auslesen: regelbasiert aus den strukturierten Daten, nicht geschätzt. Lieferant, Datum, Beträge und Steuersätze landen direkt in der Ausgabe, Sie ordnen nur noch die Kategorie zu.
• Archiv: Belege bleiben im Original erhalten, Änderungen werden protokolliert. Auch ohne laufendes Abo bleiben alle Daten lesbar und exportierbar.
• Weiter in die Buchhaltung: Vorsteuer in die Umsatzsteuervoranmeldung (ab Plus), Ausgabe in die Anlage EÜR, Zahlung im Bankabgleich (ab Plus) und alles zusammen im DATEV-Export für die Steuerkanzlei.

Papier- und PDF-Belege ohne XML erfassen Sie in derselben Ansicht per Foto oder Upload, die automatische Belegerkennung liest dann die wichtigsten Angaben aus. Ein eigenes Peppol-Postfach bietet Agile Buchhaltung nicht; für die allermeisten Selbstständigen und kleinen Unternehmen ist der Empfang per E-Mail ausreichend und ausdrücklich zulässig.

Häufige Fragen

Muss ich E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit 01.01.2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen annehmen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer, Freiberufler und Vereine mit unternehmerischer Tätigkeit. Ablehnen dürfen Sie eine gültige E-Rechnung nicht.

Wie öffne ich eine E-Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung öffnen Sie wie jedes PDF, die XML-Datei steckt als Anhang darin. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei und zeigt ohne Software nur Code. Sie brauchen einen Viewer oder eine Buchhaltungssoftware, die die Daten als lesbare Rechnung darstellt.

Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang?

Ja. Die Finanzverwaltung akzeptiert ausdrücklich ein E-Mail-Postfach als Empfangsweg. Sie können Ihren Lieferanten auch andere Wege anbieten, etwa einen Upload in Ihre Software oder Peppol, verpflichtend ist das aber nicht.

Muss ich die E-Mail mit der E-Rechnung aufbewahren?

In der Regel nicht. Dient die E-Mail nur als Transportweg, genügt es, die angehängte Rechnung aufzubewahren. Enthält der E-Mail-Text selbst steuerlich relevante Informationen, etwa eine Preisvereinbarung oder Skontoabsprache, muss auch die E-Mail aufbewahrt werden.

Was mache ich, wenn ein Lieferant mir weiter PDF-Rechnungen schickt?

Bis Ende 2026 ist das für alle zulässig, 2027 noch für Lieferanten bis 800.000 € Vorjahresumsatz, wenn Sie zustimmen. Ab 2028 muss ein inländischer Lieferant Ihnen als Unternehmer grundsätzlich eine E-Rechnung schicken, außer bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und bei Kleinunternehmern. Fordern Sie dann eine E-Rechnung an, wenn Sie die Vorsteuer abziehen wollen.

Kann mein Steuerberater mit DATEV meine E-Rechnungen verarbeiten?

Ja, DATEV kann XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten. Klären Sie mit Ihrer Kanzlei, wie die Originale dorthin gelangen: über eine Belegablage der Kanzlei, per Weiterleitung oder als Paket aus Ihrer Buchhaltungssoftware. Wichtig ist, dass die XML-Datei unverändert weitergegeben wird, nicht nur ein PDF-Ausdruck.

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• 5 Mustertexte für Kunden, Lieferanten und Ihr Team zum Kopieren
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Quellen

1. § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de)
2. § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de)
3. § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen (gesetze-im-internet.de)
4. § 15 UStG – Vorsteuerabzug (gesetze-im-internet.de)
5. KoSIT/XEinkauf – XRechnung Versionen und Bundles

Redaktion Agile Buchhaltung

Wir entwickeln Agile Buchhaltung in Deutschland und schreiben hier aus der täglichen Arbeit mit unseren Kundinnen und Kunden. Jeder Artikel wird fachlich geprüft und aktualisiert, wenn sich Gesetze, Preise oder Funktionen ändern.

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