E-Rechnung für Kleinunternehmer: Empfangen ja, ausstellen ab wann?

Das Wichtigste in Kürze

• Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen – weder 2027 noch ab 2028. § 34a UStDV erlaubt ihnen dauerhaft Papier- und PDF-Rechnungen (Stand Oktober 2026).
• Empfangen müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen schon seit 01.01.2025. Ein E-Mail-Postfach reicht, die XML-Datei muss aber lesbar gemacht und im Original acht Jahre aufbewahrt werden.
• Die Befreiung endet mit dem Kleinunternehmer-Status: Wer die 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr überschreitet, schreibt ab 2028 sofort E-Rechnungen an Geschäftskunden.
• Freiwillig lohnt sich die E-Rechnung bei Geschäftskunden und öffentlichen Auftraggebern: Sie wird schneller verarbeitet, und der Bund verlangt sie grundsätzlich auch von Kleinunternehmern.
• Eine E-Rechnung muss die Steuerbefreiung genauso enthalten wie die Papierrechnung – im XML als Steuerkategorie mit Befreiungsgrund, nicht nur als Satz im PDF.

Inhalt (11 Abschnitte)

Ihr Webhoster schickt seit Januar eine XML-Datei statt eines PDFs, und Sie fragen sich, ob Sie Ihre eigenen Rechnungen jetzt auch umstellen müssen. Die kurze Antwort: Als Kleinunternehmer müssen Sie keine E-Rechnungen ausstellen, auch nicht ab 2028. Empfangen, lesen und richtig aufbewahren müssen Sie sie aber schon seit dem 1. Januar 2025. Die Ausnahme gilt nur, solange Sie Kleinunternehmer sind.

In diesem Ratgeber erfahren Sie, worauf die Befreiung beruht, wann sie endet, was der Empfang für Sie praktisch bedeutet und in welchen Fällen sich die E-Rechnung trotzdem lohnt. Stand aller Angaben: Oktober 2026.

Die Rechtslage auf einen Blick

Die E-Rechnungspflicht hat zwei Seiten, und für Kleinunternehmer gelten sie unterschiedlich:

Wie die Stufen für alle anderen Unternehmen aussehen und welche Ausnahmen es sonst gibt, zeigt der Pillar-Ratgeber E-Rechnungspflicht 2027.

Warum Kleinunternehmer keine E-Rechnung schreiben müssen

Die Befreiung steht nicht im Umsatzsteuergesetz selbst, sondern in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung. § 34a UStDV regelt seit 2025 die Rechnungen von Kleinunternehmern. Er legt die Mindestangaben fest und enthält in Satz 4 die entscheidende Erleichterung:

Eine Rechnung über steuerfreie Kleinunternehmer-Umsätze darf stets als sonstige Rechnung im Sinne von § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG übermittelt werden.

§ 34a Satz 4 UStDV (sinngemäß)

„Sonstige Rechnung“ ist der Gegenbegriff zur E-Rechnung: Papier, PDF, Word-Datei oder ein Foto. Das Wort „stets“ macht klar, dass es keine zeitliche Grenze gibt. Die Übergangsfristen bis Ende 2026 und Ende 2027 betreffen Sie also gar nicht.

Der Grund ist pragmatisch: Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus, ihr Kunde kann daraus keine Vorsteuer ziehen. Das wichtigste Ziel der E-Rechnung, die automatische Prüfung des Vorsteuerabzugs, läuft bei Kleinunternehmer-Rechnungen ins Leere.

Diese Angaben braucht Ihre Rechnung weiterhin

Ob Papier, PDF oder E-Rechnung: Die Mindestangaben nach § 34a Satz 1 UStDV gelten immer.

• Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden
• Ihre Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware bzw. Umfang und Art der Leistung
• Gesamtbetrag und ein Hinweis auf die Steuerbefreiung, z. B. „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
• Bei Gutschriften das Wort „Gutschrift“

Rechnungsnummer und Leistungsdatum verlangt § 34a UStDV nicht ausdrücklich. Geben Sie beides trotzdem an, Geschäftskunden buchen Rechnungen ohne Nummer ungern. Ein fertiges Muster finden Sie unter Kleinunternehmer-Rechnung: Muster.

Wann die Befreiung endet

Die Befreiung hängt am Status, nicht an Ihrer Person. Sie endet, sobald Sie keine steuerfreien Kleinunternehmer-Umsätze mehr ausführen. Das passiert in drei Fällen:

1. Sie überschreiten im laufenden Jahr 100.000 € Gesamtumsatz. Seit 2025 endet die Kleinunternehmerregelung sofort mit dem Umsatz, der die Grenze übersteigt (§ 19 Abs. 1 UStG). Schon diese Rechnung muss Umsatzsteuer ausweisen.
2. Ihr Vorjahresumsatz lag über 25.000 €. Dann sind Sie ab 1. Januar regelbesteuert.
3. Sie verzichten freiwillig auf die Regelung (§ 19 Abs. 3 UStG). Der Verzicht bindet fünf Kalenderjahre.

Alle Grenzen und wie der Gesamtumsatz berechnet wird, erklärt der Pillar-Ratgeber Kleinunternehmerregelung 2027.

Ab diesem Moment gelten für Sie die allgemeinen Regeln. Für Rechnungen an inländische Unternehmen bedeutet das:

Beispiel: Eine Grafikdesignerin hatte 2027 einen Umsatz von 23.000 € und startet 2028 als Kleinunternehmerin. Im September 2028 bekommt sie einen Großauftrag, mit dem ihr Jahresumsatz von 92.000 € auf 118.000 € steigt. Für diesen Auftrag schuldet sie bereits Umsatzsteuer. Ist der Auftraggeber ein deutsches Unternehmen, muss die Rechnung eine E-Rechnung sein, ein PDF reicht nicht mehr.

E-Rechnungen empfangen: Was Sie praktisch tun müssen

Die Empfangspflicht gilt ohne Ausnahme. Ein Lieferant mit Sitz in Deutschland darf Ihnen seit 2025 eine E-Rechnung schicken, ohne vorher zu fragen. Sie können sie nicht ablehnen, nur weil Sie Kleinunternehmer sind. Was das im Alltag heißt:

1. Einen Empfangsweg haben

Ein E-Mail-Postfach genügt. Die Finanzverwaltung verlangt kein Portal und keinen Peppol-Zugang. Praktisch ist eine eigene Adresse wie rechnung@ihre-domain.de, damit Rechnungen nicht zwischen Newslettern untergehen.

2. Die Datei lesbar machen

Hier stolpern die meisten. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Öffnen Sie sie mit einem Doppelklick, sehen Sie im Browser nur Code. Sie brauchen ein Programm, das die Daten als lesbare Rechnung darstellt. Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht dagegen aus wie ein normales PDF, die XML-Datei steckt unsichtbar darin. Den Unterschied erklärt der Artikel XRechnung oder ZUGFeRD.

3. Im Original aufbewahren

Rechnungen sind Buchungsbelege und müssen acht Jahre aufbewahrt werden (§ 14b UStG, § 147 Abs. 3 AO). Bei einer E-Rechnung ist die XML-Datei das Original. Ein Ausdruck reicht nicht, ein daraus erzeugtes PDF auch nicht. Speichern Sie die Datei unverändert, mit Eingangsdatum und so, dass Sie sie über die Rechnungsnummer wiederfinden.

Beispiel: Ein Kleinunternehmer mit einem Reparaturservice für Fahrräder bekommt im Januar 2027 elf Eingangsrechnungen: drei E-Rechnungen (Teilegroßhändler als ZUGFeRD, Webhoster und Mobilfunkanbieter als XRechnung), vier PDF-Rechnungen kleinerer Lieferanten, drei Tankquittungen und die Rechnung seines Werbeanbieters aus Irland. Die Tankquittungen sind Kleinbetragsrechnungen und bleiben Papier, die Rechnung aus Irland ist eine Auslandsrechnung ohne E-Rechnungspflicht. Die vier PDFs sind 2027 noch zulässig. Für die drei E-Rechnungen braucht er einen Viewer oder eine Software, die sie anzeigt, und er legt die XML-Dateien bzw. das ZUGFeRD-PDF unverändert ab. In seine EÜR gehen alle elf Belege gleich ein, das Format ändert daran nichts.

Wie Sie eingehende E-Rechnungen Schritt für Schritt öffnen, prüfen und GoBD-konform ablegen, zeigt die Anleitung E-Rechnung empfangen.

Freiwillig E-Rechnungen schreiben: wann es sich lohnt

Dass Sie nicht müssen, heißt nicht, dass Sie nicht sollten. Seit 2025 brauchen Sie für eine E-Rechnung nicht einmal die Zustimmung Ihres Kunden. Ob es sich lohnt, hängt von Ihrer Kundschaft ab.

Entscheidungshilfe

• Nur Privatkunden (Nachhilfe, Hundefriseur, Fotografie für Familien): Bleiben Sie beim PDF.
• Gemischte Kundschaft: Schicken Sie Geschäftskunden eine ZUGFeRD-Rechnung. Sie sieht aus wie ein PDF, enthält aber die Daten für die Buchhaltung. Privatkunden stört die eingebettete XML nicht.
• Überwiegend Geschäftskunden (IT-Freelancer, Texterin für Agenturen): Stellen Sie jetzt um. Fragen Sie Ihre wichtigsten Kunden, ob sie XRechnung oder ZUGFeRD bevorzugen.
• Aufträge von Behörden: Klären Sie vorab, welches Portal und welche Leitweg-ID gilt.

Worauf es bei einer Kleinunternehmer-E-Rechnung ankommt

Eine E-Rechnung ist strukturiert, das heißt: Jede Angabe steht in einem bestimmten Datenfeld. Für Kleinunternehmer sind drei Punkte entscheidend.

1. Kein Steuerbetrag: Die Rechnung darf keine Umsatzsteuer ausweisen. Ein Steuerausweis, auch versehentlich im XML, führt nach § 14c Abs. 2 UStG dazu, dass Sie den Betrag schulden.
2. Befreiung im Datensatz: Der Hinweis auf § 19 UStG muss nicht nur im sichtbaren PDF stehen, sondern im XML als Steuerkategorie mit Befreiungsgrund. Maßgeblich ist bei E-Rechnungen der strukturierte Teil. Eine Rechnungssoftware setzt das automatisch, wenn Sie in den Einstellungen „Kleinunternehmer“ gewählt haben.
3. Format nach EN 16931: XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil BASIC, empfohlen EN 16931. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL sind keine E-Rechnungen im Sinne des Gesetzes.

Fünf Irrtümer rund um Kleinunternehmer und E-Rechnung

„Kleinunternehmer sind von der E-Rechnung komplett befreit.“ Nur vom Ausstellen. Der Empfang ist seit 2025 Pflicht.

„Ab 2028 müssen dann alle umstellen.“ Nein. Die Ausnahme in § 34a UStDV ist unbefristet.

„Ein PDF per E-Mail ist doch auch elektronisch.“ Elektronisch ja, aber keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung ist nur ein strukturiertes Format nach EN 16931.

„Ich drucke die XRechnung aus und hefte sie ab.“ Der Ausdruck ist eine Kopie. Das Original ist die XML-Datei und muss elektronisch aufbewahrt werden.

„Wenn ich keine E-Rechnungen empfangen kann, muss mir der Lieferant ein PDF schicken.“ Ab 2027 bzw. 2028 nicht mehr. Ein Lieferant, der der Pflicht unterliegt, muss Ihnen eine E-Rechnung schicken, wenn Sie als Unternehmer bei ihm einkaufen – auch Kleinunternehmer sind Unternehmer.

Sonderfälle: Ausland, Plattformen, Gutschriften

Die Grundregel ist einfach, doch einige Konstellationen verunsichern Kleinunternehmer regelmäßig.

Lieferanten aus dem Ausland. Die E-Rechnungspflicht gilt nur, wenn leistender Unternehmer und Empfänger im Inland ansässig sind. Google, Meta, Microsoft und Co. rechnen meist über Gesellschaften in Irland ab und schicken weiterhin PDFs. Das ist zulässig. Für Sie wichtig ist etwas anderes: Diese Leistungen lösen Umsatzsteuer nach § 13b UStG aus, die Sie als Kleinunternehmer selbst anmelden und bezahlen müssen.

Kunden im Ausland. Für Ihre eigenen Rechnungen an Kunden außerhalb Deutschlands gilt die deutsche E-Rechnungspflicht ohnehin nicht. In einigen EU-Ländern gibt es eigene Pflichten, etwa in Italien. Wer dort regelmäßig Kunden hat, sollte nachfragen, welches Format der Kunde verlangt.

EU-Kleinunternehmer. Wer die Kleinunternehmerregelung seit 2025 auch in anderen EU-Staaten nutzt (§ 19a UStG), erhält eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer und gibt sie auf der Rechnung an. An der Befreiung vom Ausstellen ändert das nichts.

Gutschriften. Rechnet Ihr Auftraggeber per Gutschrift ab, etwa eine Plattform oder ein Verlag, stellt er die Rechnung in Ihrem Namen aus. Für Gutschriften über Kleinunternehmer-Umsätze gilt dieselbe Erleichterung: Auch sie dürfen sonstige Rechnungen sein. Achten Sie darauf, dass in der Gutschrift keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist, sonst schulden Sie den Betrag.

Kleinbetragsrechnungen. Quittungen bis 250 € brutto, etwa für Tankfüllungen oder Bürobedarf, dürfen dauerhaft auf Papier oder als PDF kommen (§ 33 UStDV). Ein großer Teil Ihrer Belege bleibt also unverändert.

Kostenlos empfangen: was realistisch ist

Viele Kleinunternehmer erhalten nur wenige E-Rechnungen im Jahr, etwa von Webhoster, Telefonanbieter oder Großhandel. Für sie stellt sich die Frage, ob sich eine Software lohnt.

Bei zwei oder drei E-Rechnungen im Monat ist der kostenlose Weg machbar, wenn Sie das Archiv konsequent pflegen. Wer ohnehin eine Software für Rechnungen und EÜR nutzt, sollte darauf achten, dass sie E-Rechnungen auch einlesen kann.

Checkliste: E-Rechnung für Kleinunternehmer

• Eigene Adresse für Rechnungseingänge eingerichtet und Lieferanten mitgeteilt
• Programm, das XRechnung (CII und UBL) und ZUGFeRD lesbar anzeigt
• Ablage für die XML-Originale mit Eingangsdatum, acht Jahre lang
• Eingehende Rechnungen in der EÜR als Betriebsausgabe erfasst
• Eigene Rechnungen mit allen Angaben nach § 34a UStDV und Hinweis auf § 19 UStG
• Geschäftskunden gefragt, ob sie E-Rechnungen bevorzugen
• Umsatz laufend gegen 25.000 € (Vorjahr) und 100.000 € (laufendes Jahr) geprüft
• Plan für den Fall, dass die Grenze überschritten wird: Software, die E-Rechnungen sofort erzeugen kann

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In 5 Minuten wissen, ob die Pflicht Sie ab 01.01.2027 trifft – und die Umstellung ohne abgelehnte Rechnungen und Zahlungsverzug schaffen.

• Entscheidungsbaum: Pflicht ab 2027, ab 2028 oder ausgenommen – mit Rechenbeispiel zur 800.000-€-Grenze
• Prüfliste aller Pflichtfelder mit Feldnummern (BT) für XRechnung und ZUGFeRD
• 5 Mustertexte für Kunden, Lieferanten und Ihr Team zum Kopieren
• Checklisten für Empfang, Prüfung und GoBD-konforme Archivierung

Ihre E-Mail-Adresse Firma Ja, schicken Sie mir „E-Rechnungs-Fahrplan 2027“ und gelegentlich Tipps von Agile Buchhaltung und Agile Developer per E-Mail. Abmeldung jederzeit mit einem Klick. Mehr in den Datenschutzhinweisen. Fahrplan kostenlos erhalten

E-Rechnung in Agile Buchhaltung: schon in der Start-Stufe

Agile Buchhaltung hat eine eigene Stufe für Kleinunternehmer: Start für 9 € im Monat netto (90 € im Jahr). Weil Sie keine Vorsteuer abziehen, zahlen Sie den Bruttopreis, also 10,71 € im Monat. Enthalten ist alles, was dieser Ratgeber beschreibt:

• E-Rechnungen empfangen: XRechnung (CII und UBL), ZUGFeRD 2.x/Factur-X, Peppol BIS Billing 3.0 und PDFs mit eingebetteter XML werden eingelesen und als lesbare Rechnung angezeigt. Das Auslesen erfolgt regelbasiert aus den Daten, nicht geschätzt.
• E-Rechnungen schreiben, wenn Sie wollen: XRechnung und ZUGFeRD/Factur-X mit Pflichtfeldprüfung vor dem Versand. Mit der Einstellung Kleinunternehmer wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.
• Grenzwarnung: Die Software warnt bei 20.000 € und 25.000 € (Vorjahresgrenze) sowie bei 80.000 € und 100.000 € im laufenden Jahr, damit Sie den Wechsel rechtzeitig vorbereiten.
• Belege und EÜR: Belege fotografieren, automatische Belegerkennung, Anlage EÜR Zeile für Zeile und DATEV-Export für die Steuerkanzlei.

Was Agile Buchhaltung nicht bietet: einen eigenen Peppol-Zugang und eine kostenlose Testphase. Rechnungen gehen per E-Mail aus der App, was als Übertragungsweg ausdrücklich zulässig ist. Welche anderen Programme für Kleinunternehmer infrage kommen, vergleicht der Artikel Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer.

Häufige Fragen

Müssen Kleinunternehmer ab 2028 E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Nach § 34a Satz 4 UStDV dürfen Rechnungen über steuerfreie Kleinunternehmer-Umsätze stets als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder als PDF. Diese Ausnahme ist nicht befristet und gilt auch nach dem Ende der Übergangsfristen am 31.12.2027.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja, seit 01.01.2025. Das Gesetz kennt dafür keine Ausnahme für Kleinunternehmer. Ein Lieferant darf Ihnen eine E-Rechnung schicken, ohne vorher zu fragen. Sie brauchen ein Postfach für den Empfang, ein Programm, das die XML-Datei lesbar macht, und eine Ablage für das Original.

Reicht es, die E-Rechnung auszudrucken?

Nein. Bei einer E-Rechnung ist die XML-Datei das Original und muss acht Jahre unverändert aufbewahrt werden (§ 14b UStG, § 147 AO). Ein Ausdruck oder ein daraus erzeugtes PDF ist nur eine Kopie. Bei ZUGFeRD-Rechnungen genügt es, die PDF-Datei mit der eingebetteten XML unverändert zu speichern.

Darf ich als Kleinunternehmer freiwillig E-Rechnungen schreiben?

Ja. Seit 2025 ist dafür nicht einmal die Zustimmung des Kunden nötig, weil jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können muss. Achten Sie darauf, dass die Kleinunternehmer-Befreiung im XML korrekt gekennzeichnet ist und keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Privatkunden sollten Sie weiterhin ein PDF schicken.

Was passiert, wenn ich die 100.000-Euro-Grenze überschreite?

Sie sind ab dem Umsatz, mit dem Sie die Grenze überschreiten, regelbesteuert. Ab diesem Moment gilt für Rechnungen an inländische Unternehmen die allgemeine E-Rechnungspflicht: 2027 noch mit Übergangsregel (Papier, PDF mit Zustimmung), ab 01.01.2028 nur noch E-Rechnung.

Kann ich E-Rechnungen kostenlos empfangen und lesen?

Grundsätzlich ja: Ein E-Mail-Postfach als Empfangsweg und ein kostenloser Viewer für XRechnung oder ZUGFeRD reichen technisch aus. Den Aufwand haben Sie dann bei Prüfung und Archivierung, die Sie von Hand organisieren müssen. Eine Buchhaltungssoftware nimmt Ihnen das ab und verbindet die Rechnung direkt mit Ihrer EÜR.

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• Entscheidungsbaum: Pflicht ab 2027, ab 2028 oder ausgenommen – mit Rechenbeispiel zur 800.000-€-Grenze
• Prüfliste aller Pflichtfelder mit Feldnummern (BT) für XRechnung und ZUGFeRD
• 5 Mustertexte für Kunden, Lieferanten und Ihr Team zum Kopieren
• Checklisten für Empfang, Prüfung und GoBD-konforme Archivierung

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Quellen

1. § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern (gesetze-im-internet.de)
2. § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de)
3. § 19 UStG – Besteuerung der Kleinunternehmer (gesetze-im-internet.de)
4. § 27 UStG – Allgemeine Übergangsvorschriften (gesetze-im-internet.de)
5. § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de)
6. E-Rechnung Bund – OZG-konforme Rechnungseingangsplattform

Redaktion Agile Buchhaltung

Wir entwickeln Agile Buchhaltung in Deutschland und schreiben hier aus der täglichen Arbeit mit unseren Kundinnen und Kunden. Jeder Artikel wird fachlich geprüft und aktualisiert, wenn sich Gesetze, Preise oder Funktionen ändern.

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