Pflichtangaben auf Rechnungen nach § 14 UStG: Checkliste mit Muster

Das Wichtigste in Kürze

• Eine vollständige Rechnung braucht zehn Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG – darunter Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum und den nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Betrag (Stand: Oktober 2026).
• Bis 250 € brutto genügt eine Kleinbetragsrechnung mit fünf Angaben (§ 33 UStDV): Name und Anschrift des Leistenden, Datum, Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz.
• Sonderfälle verlangen Zusatzangaben nach § 14a UStG, etwa „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ bei Reverse Charge. Kleinunternehmer brauchen den Hinweis auf § 19 UStG (§ 34a UStDV).
• Eine GmbH oder UG muss zusätzlich Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer angeben (§ 35a GmbHG).
• Fehlt eine Pflichtangabe, riskiert vor allem Ihr Kunde den Vorsteuerabzug. Korrigieren lässt sich die Rechnung mit einem Dokument, das eindeutig auf sie Bezug nimmt (§ 31 Abs. 5 UStDV).

Inhalt (9 Abschnitte)

Ein fehlendes Leistungsdatum, und Ihr Kunde bekommt den Vorsteuerabzug von 1.900 € nicht anerkannt. Spätestens dann ruft er an und bittet um eine neue Rechnung. Damit das nicht passiert: Eine Rechnung braucht nach § 14 Abs. 4 UStG zehn Pflichtangaben, bis 250 € brutto genügen fünf (§ 33 UStDV). Für Reverse Charge, EU-Lieferungen, Kleinunternehmer und GmbH kommen Zusatzangaben hinzu. Hier finden Sie alle als Checkliste, mit Muster und Formulierungen zum Kopieren (Stand: Oktober 2026).

Die 10 Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

Diese Angaben gelten für jede Rechnung ab 250,01 € brutto, egal ob Papier, PDF oder E-Rechnung.

• Name und vollständige Anschrift von mir und vom Kunden
• Steuernummer oder USt-IdNr.
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer, noch nie vergeben
• Menge bzw. Umfang und genaue Bezeichnung der Leistung
• Leistungsdatum oder Leistungszeitraum (auch wenn gleich dem Rechnungsdatum)
• Nettobetrag je Steuersatz
• Steuersatz und Steuerbetrag – oder Befreiungshinweis
• Bruttobetrag
• Vereinbarte Rabatte, Boni oder Skonto
• Sonderhinweise (Reverse Charge, Kleinunternehmer, Gutschrift, Aufbewahrung)

Die drei häufigsten Lücken

Leistungsdatum vergessen. Auch wenn Leistung und Rechnung auf denselben Tag fallen, muss das erkennbar sein. Ein Satz genügt: „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum.“ Bei Monatsabrechnungen reicht „Leistungszeitraum: Oktober 2026“.

Leistung zu ungenau. „Diverse Arbeiten“ oder „Beratung lt. Absprache“ genügen nicht. Das Finanzamt muss erkennen können, was geleistet wurde. Sie dürfen auf andere Dokumente verweisen, etwa einen Lieferschein oder Vertrag, wenn diese eindeutig bezeichnet sind (§ 31 Abs. 1 UStDV).

Rechnungsnummer doppelt oder mit Lücke erklärt. Lücken sind umsatzsteuerlich nicht verboten, wecken in einer Betriebsprüfung aber Fragen. Doppelte Nummern sind ein echter Fehler. Mehr zu Nummernkreisen im Glossar Rechnungsnummer.

Kleinbetragsrechnung bis 250 €: nur 5 Angaben

Bei Rechnungen bis 250 € brutto (Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer) lässt § 33 UStDV deutlich weniger zu:

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
2. Ausstellungsdatum
3. Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung
4. Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe (Bruttobetrag)
5. Steuersatz – oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Nicht nötig sind Name des Kunden, Steuernummer, Rechnungsnummer und Leistungsdatum. Darum funktionieren Kassenbons im Restaurant oder an der Tankstelle als Rechnung.

Eine Kleinbetragsrechnung dürfen Sie auch ab 2027/2028 als Papier oder PDF ausstellen; die E-Rechnungspflicht gilt für sie nicht (§ 33 UStDV). Den Fahrplan zur E-Rechnung finden Sie im Ratgeber E-Rechnungspflicht 2027.

Zusatzangaben in Sonderfällen (§ 14a UStG)

Den Ablauf für EU-Kunden zeigt die Anleitung Reverse-Charge-Rechnung Schritt für Schritt.

Pflichtangaben für Kleinunternehmer

Seit 2025 regelt § 34a UStDV die Rechnung von Kleinunternehmern ausdrücklich. Pflicht sind:

• Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden
• Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Leistung
• Entgelt als Gesamtsumme und Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG
• ggf. das Wort „Gutschrift“

Eine Rechnungsnummer und das Leistungsdatum stehen nicht in § 34a UStDV. Wir empfehlen beide trotzdem: die Nummer für eine saubere Buchführung, das Datum für die Zuordnung zum richtigen Jahr. Ein vollständiges Muster finden Sie unter Kleinunternehmer-Rechnung: Muster.

Zusätzlich für GmbH, UG und eingetragene Kaufleute

Neben dem Umsatzsteuerrecht gelten die Vorschriften für Geschäftsbriefe, und Rechnungen sind Geschäftsbriefe.

Die UG muss die Bezeichnung „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)“ oder „UG (haftungsbeschränkt)“ vollständig führen; „UG“ allein reicht nicht (§ 5a GmbHG).

Muster: eine vollständige Rechnung

So sieht eine Rechnung mit allen Pflichtangaben aus. Beispiel: Eine Webentwicklerin rechnet ein Projekt mit Lizenz und Schulung ab.

Maria Beispiel · Webentwicklung · Musterstraße 12 · 10115 Berlin USt-IdNr.: DE123456789

An: Muster GmbH · Herrn Max Kunde · Hauptstraße 5 · 80331 München

Rechnung Nr. 2026-0147 · Rechnungsdatum: 21.10.2026 · Leistungszeitraum: 01.10.2026 – 17.10.2026

Pos.	Leistung	Menge	Einzelpreis	Gesamt
1	Relaunch Unternehmenswebsite, Umsetzung lt. Angebot A-2026-031	40 Std.	95,00 €	3.800,00 €
2	Schulung Redaktionssystem, vor Ort	1 Tag	600,00 €	600,00 €

Summe netto: 4.400,00 € · Umsatzsteuer 19 %: 836,00 € · Gesamtbetrag: 5.236,00 €

Zahlbar ohne Abzug bis 04.11.2026 auf IBAN DE00 1234 5678 9012 3456 78.

Prüfen Sie Ihr eigenes Layout gegen die Checkliste oben. Wer eine GmbH betreibt, ergänzt die Angaben aus § 35a GmbHG im Fuß.

Freiwillige Angaben, die sich lohnen

Umsatzsteuerlich nicht vorgeschrieben, aber in der Praxis wertvoll:

Fehler gefunden? So berichtigen Sie eine Rechnung

Fehlt eine Pflichtangabe oder ist sie falsch, schicken Sie ein Berichtigungsdokument, das eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist – mit Nummer und Datum (§ 31 Abs. 5 UStDV). Es genügt, nur die fehlenden oder falschen Angaben zu nennen.

1. 1

   Fehler einordnen

   Fehlt nur eine Angabe (z. B. Leistungsdatum), reicht ein Berichtigungsschreiben. Ist der Betrag oder der Steuersatz falsch, ist eine Stornorechnung mit neuer Rechnung meist der klarere Weg.

2. 2

   Bei festgeschriebenen Rechnungen stornieren

   Eine einmal versandte Rechnung ändern Sie nicht nachträglich im Programm. Erstellen Sie eine Stornorechnung und eine neue Rechnung mit neuer Nummer.

3. 3

   Kunde informieren

   Senden Sie beides mit einem kurzen Hinweis, damit der Kunde die alte Rechnung in seiner Buchhaltung ersetzt.

4. 4

   Umsatzsteuer prüfen

   Haben Sie zu viel Steuer ausgewiesen, schulden Sie diese, bis die Rechnung berichtigt ist (§ 14c Abs. 1 UStG).

Pflichtangaben automatisch richtig mit Agile Buchhaltung

In Agile Buchhaltung legen Sie Ihre Firmendaten einmal an. Danach setzt jede Rechnung die Pflichtangaben selbst: lückenlose Rechnungsnummer aus dem Nummernkreis, Leistungsdatum oder Leistungszeitraum und den passenden Hinweis je Steuerfall, etwa „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ oder „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ samt USt-IdNr. beider Seiten. E-Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD werden vor dem Versand gegen das Schema geprüft. Festgeschriebene Rechnungen bleiben unveränderlich; Korrekturen laufen per Stornorechnung. Das alles ist schon in der Stufe Start für 9 € im Monat enthalten.

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Häufige Fragen

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?

Nach § 14 Abs. 4 UStG: vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Zeitpunkt der Leistung, Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, Steuersatz und Steuerbetrag bzw. Hinweis auf eine Befreiung und in Sonderfällen Hinweise zur Aufbewahrung oder das Wort „Gutschrift“.

Muss das Leistungsdatum auf der Rechnung stehen, wenn es dem Rechnungsdatum entspricht?

Ja, der Leistungszeitpunkt ist eine eigene Pflichtangabe. Stimmt er mit dem Rechnungsdatum überein, genügt ein Satz wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“. Alternativ reicht der Kalendermonat der Leistung (§ 31 Abs. 4 UStDV).

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Eine Rechnung mit einem Gesamtbetrag bis 250 € brutto. Sie braucht nur Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, den Bruttobetrag und den Steuersatz (§ 33 UStDV). Empfänger, Steuernummer und Rechnungsnummer sind nicht vorgeschrieben.

Reicht die Steuernummer oder brauche ich eine USt-IdNr.?

Eine der beiden genügt für Inlandsrechnungen. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Reverse-Charge-Leistungen in der EU brauchen Sie die USt-IdNr. von Ihnen und Ihrem Kunden (§ 14a UStG). Viele Selbstständige nutzen auch im Inland die USt-IdNr., damit die Steuernummer nicht auf jeder Rechnung steht.

Ist ein Zahlungsziel auf der Rechnung Pflicht?

Nein, umsatzsteuerlich nicht. Es ist aber sinnvoll: Ohne Fälligkeitsdatum ist die Forderung sofort fällig, Verzug tritt spätestens 30 Tage nach Zugang ein. Bei Privatkunden gilt das nur, wenn die Rechnung darauf hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB).

Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?

Die Rechnung bleibt eine Rechnung, berechtigt Ihren Kunden aber nicht sicher zum Vorsteuerabzug (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG). Sie können sie berichtigen, indem Sie die fehlende Angabe in einem Dokument nachreichen, das eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist (§ 31 Abs. 5 UStDV).

Gelten für E-Rechnungen andere Pflichtangaben?

Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben sind dieselben. Eine E-Rechnung nach EN 16931 enthält aber weitere technische Pflichtfelder, etwa elektronische Adressen und bei Behörden die Leitweg-ID. Eine Software mit Pflichtfeldprüfung meldet fehlende Felder vor dem Versand.

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Quellen

1. § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
2. § 14a UStG – Zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen
3. § 31 UStDV – Angaben in der Rechnung
4. § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge
5. § 34a UStDV – Rechnungen bei Kleinunternehmern
6. § 35a GmbHG – Angaben auf Geschäftsbriefen
7. § 286 BGB – Verzug des Schuldners

Redaktion Agile Buchhaltung

Wir entwickeln Agile Buchhaltung in Deutschland und schreiben hier aus der täglichen Arbeit mit unseren Kundinnen und Kunden. Jeder Artikel wird fachlich geprüft und aktualisiert, wenn sich Gesetze, Preise oder Funktionen ändern.

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