XRechnung oder ZUGFeRD: Der Unterschied einfach erklärt

Das Wichtigste in Kürze

• Beide sind E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931. Der Unterschied liegt in der Verpackung: Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, ZUGFeRD ein PDF mit eingebetteter XML.
• XRechnung ist Standard bei öffentlichen Auftraggebern; ZUGFeRD ist im Mittelstand verbreitet, weil Menschen das PDF ohne Zusatzprogramm lesen können.
• Als E-Rechnung nach § 14 UStG zählen ZUGFeRD-Rechnungen nur ab Profil BASIC; empfohlen ist das Profil EN 16931. MINIMUM und BASIC WL reichen nicht.
• Bei ZUGFeRD gilt rechtlich die XML-Datei, nicht das sichtbare PDF. Weichen beide ab, zählt der strukturierte Teil.
• Für Unternehmen gilt: Beide Formate sind ab 2027/2028 zulässig. Entscheiden Sie nach Ihren Kunden, nicht nach dem Format.

Inhalt (7 Abschnitte)

XRechnung und ZUGFeRD sind beide gültige E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931. Die XRechnung ist eine reine Datendatei (XML), die nur Maschinen lesen können. ZUGFeRD ist ein normales PDF, in dem dieselben Daten zusätzlich als XML-Datei stecken. Behörden verlangen meist XRechnung, im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD beliebt, weil Mensch und Software gleichermaßen etwas damit anfangen können.

Hier finden Sie die Unterschiede in einer Tabelle, die Profile von ZUGFeRD erklärt und eine klare Empfehlung, welches Format zu Ihnen passt. Stand: Oktober 2026.

Der Unterschied in einer Tabelle

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung. Technisch ist sie eine XML-Datei, die die Norm EN 16931 um deutsche Zusatzregeln ergänzt, zum Beispiel die Pflicht zur Käuferreferenz (bei Behörden die Leitweg-ID) und zu Kontaktdaten des Verkäufers.

Eine XRechnung hat kein Layout. Was der Empfänger sieht, erzeugt sein Programm aus den Daten. Öffnen Sie die Datei ohne passende Software, sehen Sie nur Text mit spitzen Klammern. Es gibt sie in zwei technischen Schreibweisen (Syntaxen): UBL und CII. Inhaltlich sind beide gleichwertig, gute Software liest beide.

Die Bundesverwaltung verlangt XRechnungen seit November 2020, viele Länder und Kommunen ebenfalls. Wie Sie eine XRechnung Schritt für Schritt erzeugen, zeigt XRechnung erstellen.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF im Archivformat PDF/A-3, in das eine XML-Datei eingebettet ist. Der Mensch liest das PDF, die Buchhaltungssoftware liest die XML.

Seit Version 2.1 ist ZUGFeRD technisch identisch mit dem französischen Factur-X. Die XML folgt der Syntax CII (Cross Industry Invoice) der UN/CEFACT.

Die ZUGFeRD-Profile: nicht jedes zählt als E-Rechnung

ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen, die unterschiedlich viele Daten enthalten. Das ist der Punkt, an dem die meisten Missverständnisse entstehen.

Die Profile MINIMUM und BASIC WL erfüllen laut Finanzverwaltung nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung, weil ihnen Pflichtangaben fehlen. Eine solche Rechnung ist eine sonstige Rechnung, so als hätten Sie ein normales PDF geschickt.

Welches Format passt zu Ihnen?

Eine Pflicht zu einem bestimmten Format gibt es im Geschäftsverkehr nicht. § 14 Abs. 1 UStG verlangt nur eine Rechnung nach EN 16931 oder ein dazu kompatibles Format. Entscheidend ist, was Ihr Kunde verarbeiten kann.

• Rechnungen an Behörden: XRechnung, mit Leitweg-ID. Das ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG wird nicht von jedem Portal angenommen; fragen Sie im Zweifel nach.
• Rechnungen an Unternehmen: ZUGFeRD im Profil EN 16931 ist meist die beste Wahl. Hat der Kunde schon eine E-Rechnungs-Software, liest sie das XML; arbeitet er noch mit Papierablage, kann er das PDF drucken.
• Gemischte Kundschaft mit Privatkunden: ZUGFeRD. Privatkunden sehen ein normales PDF und merken von der XML nichts.
• Kunde verlangt ausdrücklich XRechnung: Dann XRechnung. Viele große Unternehmen verarbeiten intern nur reines XML.

Beispiel: Ein Elektrobetrieb schreibt Rechnungen an Hausverwaltungen, Privatkunden und gelegentlich an eine Stadtverwaltung. Er stellt Standard-Rechnungen als ZUGFeRD im Profil EN 16931 aus und nur für die Stadt eine XRechnung mit Leitweg-ID. Eine Software, die beides kann, braucht dafür keine zwei Prozesse.

Ab wann Sie überhaupt E-Rechnungen ausstellen müssen, beantwortet der Ratgeber E-Rechnungspflicht 2027.

Und beim Empfang?

Beim Empfang haben Sie keine Wahl: Seit 01.01.2025 müssen Sie jede gültige E-Rechnung annehmen, egal ob XRechnung in UBL oder CII oder ZUGFeRD. Ihre Software sollte also alle Varianten lesen. Bei ZUGFeRD-Rechnungen reicht es nicht, nur das PDF zu betrachten: Prüfen Sie, ob die eingebettete XML vorhanden ist und mit dem PDF übereinstimmt, und bewahren Sie die Datei unverändert auf. Wie das geht, zeigen E-Rechnung empfangen und E-Rechnung prüfen.

Leitfaden · kostenlos

E-Rechnungs-Fahrplan 2027

In 8 Schritten startklar für XRechnung und ZUGFeRD – mit Entscheidungsbaum, Pflichtfeld-Prüfliste und Mustertexten

In 5 Minuten wissen, ob die Pflicht Sie ab 01.01.2027 trifft – und die Umstellung ohne abgelehnte Rechnungen und Zahlungsverzug schaffen.

• Entscheidungsbaum: Pflicht ab 2027, ab 2028 oder ausgenommen – mit Rechenbeispiel zur 800.000-€-Grenze
• Prüfliste aller Pflichtfelder mit Feldnummern (BT) für XRechnung und ZUGFeRD
• 5 Mustertexte für Kunden, Lieferanten und Ihr Team zum Kopieren
• Checklisten für Empfang, Prüfung und GoBD-konforme Archivierung

Ihre E-Mail-Adresse Firma Ja, schicken Sie mir „E-Rechnungs-Fahrplan 2027“ und gelegentlich Tipps von Agile Buchhaltung und Agile Developer per E-Mail. Abmeldung jederzeit mit einem Klick. Mehr in den Datenschutzhinweisen. Fahrplan kostenlos erhalten

Beide Formate in Agile Buchhaltung

Agile Buchhaltung erzeugt in jeder Stufe ab 9 € im Monat netto XRechnung und ZUGFeRD/Factur-X (PDF/A-3 mit eingebetteter XML) und prüft vor dem Versand Pflichtfelder und Schema. Beim Empfang liest die Software XRechnung in CII und UBL, ZUGFeRD 2.x/Factur-X, Peppol BIS Billing 3.0 und PDFs mit eingebetteter XML regelbasiert aus und zeigt sie als lesbare Rechnung an. Sie müssen sich also nicht für ein Format entscheiden, sondern wählen es je Kunde.

Häufige Fragen

Ist ZUGFeRD dasselbe wie XRechnung?

Nein. Beide erfüllen die Norm EN 16931, sind aber unterschiedlich aufgebaut. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne sichtbares Layout, ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Das ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG erzeugt eine XRechnung im PDF-Umschlag.

Welches Format muss ich ab 2027 verwenden?

Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Format vor, nur eine Rechnung nach EN 16931 oder ein dazu kompatibles Format (§ 14 Abs. 1 UStG). XRechnung und ZUGFeRD ab Profil BASIC erfüllen das. Behörden verlangen meist XRechnung, Unternehmen akzeptieren in der Regel beide Formate.

Kann DATEV XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten?

Ja, DATEV-Lösungen für Kanzleien und Unternehmen können beide Formate empfangen und verarbeiten. Fragen Sie Ihre Kanzlei, auf welchem Weg sie E-Rechnungen von Ihnen erhalten möchte, etwa über die eigene Belegablage oder einen Export Ihrer Buchhaltungssoftware.

Ist ein ZUGFeRD-PDF ohne eingebettete XML eine E-Rechnung?

Nein. Ohne die eingebettete XML-Datei ist es ein normales PDF und damit eine sonstige Rechnung. Ob die XML enthalten ist, sehen Sie in den Anhängen des PDFs (in vielen PDF-Readern über die Büroklammer) oder daran, dass Ihre Buchhaltungssoftware die Daten automatisch übernimmt.

Was ist Factur-X?

Factur-X ist die französische Bezeichnung für denselben Standard. ZUGFeRD ab Version 2.1 und Factur-X sind technisch identisch und wurden gemeinsam von Deutschland und Frankreich entwickelt.

Leitfaden · kostenlos

E-Rechnungs-Fahrplan 2027

In 8 Schritten startklar für XRechnung und ZUGFeRD – mit Entscheidungsbaum, Pflichtfeld-Prüfliste und Mustertexten

In 5 Minuten wissen, ob die Pflicht Sie ab 01.01.2027 trifft – und die Umstellung ohne abgelehnte Rechnungen und Zahlungsverzug schaffen.

• Entscheidungsbaum: Pflicht ab 2027, ab 2028 oder ausgenommen – mit Rechenbeispiel zur 800.000-€-Grenze
• Prüfliste aller Pflichtfelder mit Feldnummern (BT) für XRechnung und ZUGFeRD
• 5 Mustertexte für Kunden, Lieferanten und Ihr Team zum Kopieren
• Checklisten für Empfang, Prüfung und GoBD-konforme Archivierung

Ihre E-Mail-Adresse Firma Ja, schicken Sie mir „E-Rechnungs-Fahrplan 2027“ und gelegentlich Tipps von Agile Buchhaltung und Agile Developer per E-Mail. Abmeldung jederzeit mit einem Klick. Mehr in den Datenschutzhinweisen. Fahrplan kostenlos erhalten

Quellen

1. FeRD – ZUGFeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland)
2. KoSIT/XEinkauf – XRechnung Versionen und Bundles
3. § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de)
4. BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung

Redaktion Agile Buchhaltung

Wir entwickeln Agile Buchhaltung in Deutschland und schreiben hier aus der täglichen Arbeit mit unseren Kundinnen und Kunden. Jeder Artikel wird fachlich geprüft und aktualisiert, wenn sich Gesetze, Preise oder Funktionen ändern.

Link kopieren