XRechnung erstellen: Schritt für Schritt zur gültigen E-Rechnung

Das Wichtigste in Kürze

• Eine XRechnung ist eine XML-Datei nach EN 16931 mit deutschen Zusatzregeln. Mit Word, Excel oder einem PDF-Drucker lässt sie sich nicht erstellen.
• Gültig ist XRechnung 3.0 (aktuell Bugfix-Stand 3.0.2), mindestens bis 31.07.2027. Version 4.0 liegt nur als Vorversion vor.
• Pflicht über die normale Rechnung hinaus: Leitweg-ID bzw. Käuferreferenz (BT-10), Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail, elektronische Adressen beider Seiten und Zahlungsangaben.
• Kostenlos geht es für Rechnungen an Bundesbehörden über die Weberfassung der OZG-RE. Für regelmäßige Rechnungen ist eine Rechnungssoftware mit Pflichtfeldprüfung schneller und sicherer.
• Vor dem Versand prüfen (validieren), danach die XML-Datei als Original acht Jahre aufbewahren.

Inhalt (10 Abschnitte)

Eine XRechnung erstellen Sie nicht in Word und nicht mit einem PDF-Drucker. Sie erfassen die Rechnungsdaten in einer Software oder einem Webformular, das daraus eine XML-Datei nach dem Standard XRechnung 3.0 erzeugt, prüfen diese Datei und reichen sie über das Portal oder den Kanal Ihres Auftraggebers ein. Für Rechnungen an Bundesbehörden geht das kostenlos über die Weberfassung der OZG-RE, für regelmäßige Rechnungen ist eine Rechnungssoftware mit Pflichtfeldprüfung der schnellere Weg.

Diese Anleitung zeigt die sechs Schritte, die Pflichtfelder mit ihren Feldnummern und die Fehler, an denen XRechnungen in der Praxis scheitern. Stand: Oktober 2026.

Was eine XRechnung ist und wann Sie eine brauchen

Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen, herausgegeben von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Technisch ist sie eine XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931 plus deutscher Zusatzregeln. Es gibt kein sichtbares Layout; was der Empfänger sieht, erzeugt sein Programm aus den Daten.

Sie brauchen eine XRechnung vor allem in zwei Fällen:

• Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G): Die Bundesverwaltung verlangt seit 27.11.2020 elektronische Rechnungen und nimmt sie seit September 2025 zentral über die OZG-RE entgegen. Länder und Kommunen haben eigene Regeln und Portale.
• Rechnungen an Unternehmen (B2B) ab 2027/2028: Nach § 14 UStG müssen Sie ab 01.01.2027 (Vorjahresumsatz über 800.000 €) bzw. ab 01.01.2028 (alle) E-Rechnungen ausstellen. Dafür reicht eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung. Wer betroffen ist, steht im Pillar-Ratgeber E-Rechnungspflicht 2027.

Welches der beiden Formate für Ihre Kunden besser passt, vergleicht der Artikel XRechnung oder ZUGFeRD.

XRechnung erstellen in 6 Schritten

1. 1

   Leitweg-ID und Einreichungsweg klären

   Fragen Sie den Auftraggeber vor der ersten Rechnung nach der Leitweg-ID und dem gewünschten Weg (OZG-RE, Landesportal, Peppol, E-Mail). Die Leitweg-ID steht oft in der Bestellung. Bei Unternehmenskunden tritt an ihre Stelle eine Käuferreferenz, zum Beispiel die Bestellnummer.

2. 2

   Eigene Stammdaten vervollständigen

   Eine XRechnung braucht mehr Angaben über Sie als eine normale Rechnung: einen Ansprechpartner mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse, Ihre elektronische Adresse, Steuernummer oder USt-IdNr. und Ihre Bankverbindung.

3. 3

   Rechnung mit allen Pflichtfeldern erfassen

   Rechnungsnummer, Datum, Leistungsdatum oder Leistungszeitraum, Positionen mit Menge, Einheit und Nettopreis, Steuersatz bzw. Steuerkategorie, Zahlungsbedingungen. Die Einheit wird als Code übertragen (z. B. HUR für Stunde), das erledigt die Software.

4. 4

   XML-Datei erzeugen

   Die Software schreibt alle Angaben in die XML-Struktur (Syntax CII oder UBL, beide sind erlaubt). Erst jetzt existiert die XRechnung. Ein PDF, das Sie zusätzlich erzeugen, ist nur eine Ansicht.

5. 5

   Validieren

   Prüfen Sie die Datei vor dem Versand gegen Schema und Geschäftsregeln, zum Beispiel mit dem frei verfügbaren KoSIT-Validator. Fehlermeldungen nennen die Regel (etwa BR-DE-15) und das betroffene Feld.

6. 6

   Versenden und archivieren

   Laden Sie die XML-Datei im Portal hoch oder schicken Sie sie auf dem vereinbarten Weg. Bewahren Sie genau diese Datei unverändert acht Jahre auf (§ 14b UStG, § 147 AO).

Die Pflichtfelder einer XRechnung im Überblick

Die Feldnummern (BT = Business Term) stammen aus der EN 16931. Sie tauchen in Fehlermeldungen auf, deshalb lohnt es sich, die wichtigsten zu kennen.

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Die Leitweg-ID richtig lesen

Die Leitweg-ID adressiert die Rechnung innerhalb der Verwaltung an die richtige Stelle. Sie besteht aus bis zu drei Teilen, getrennt durch Bindestriche:

• Grobadressierung (2 bis 12 Ziffern): kennzeichnet Bund, Land oder Kommune
• Feinadressierung (optional, bis 30 Zeichen): die konkrete Dienststelle
• Prüfziffer (2 Ziffern): erkennt Tippfehler

Beispiel: 04011000-12345-34. Fehlt die Prüfziffer oder ist eine Ziffer vertauscht, lehnt das Portal die Rechnung ab, bevor ein Mensch sie sieht.

Drei Wege zur XRechnung im Vergleich

Die Weberfassung der OZG-RE ist ideal, wenn Sie einmal im Jahr eine Behörde des Bundes beliefern. Sie registrieren sich einmalig kostenlos, tippen die Rechnung in ein Formular und reichen sie direkt ein. Die Plattform nimmt Rechnungen außerdem per Upload, E-Mail und Peppol entgegen.

Eine Rechnungssoftware lohnt sich, sobald Sie regelmäßig E-Rechnungen schreiben oder ab 2027/2028 ohnehin müssen. Die Daten liegen dann einmal vor, die Rechnung ist Teil Ihrer Buchhaltung, und der Nummernkreis bleibt lückenlos. Einen Marktüberblick gibt der Buchhaltungssoftware-Vergleich.

„XRechnung aus PDF erstellen“: Warum das nicht funktioniert

Viele suchen nach einem Konverter, der ein bestehendes Rechnungs-PDF in eine XRechnung verwandelt. Das Problem: Ein PDF enthält Text an Positionen auf einer Seite, aber keine Information, welche Zahl der Nettobetrag, welche der Steuersatz und welche Zeichenfolge die Leitweg-ID ist. Werkzeuge, die das erraten, erzeugen bestenfalls einen Entwurf, den Sie Feld für Feld kontrollieren müssen.

Der saubere Weg ist umgekehrt: Sie erfassen die Rechnung strukturiert, und die Software erzeugt daraus XML und PDF. Beim hybriden Format ZUGFeRD steckt beides in einer Datei, und rechtlich maßgeblich ist der XML-Teil.

Rechnungen an Länder und Kommunen

Die OZG-RE gilt seit September 2025 als alleinige Eingangsplattform für die unmittelbare Bundesverwaltung. Mittelbare Bundesbehörden und Länder können sie freiwillig nutzen, viele Länder und Kommunen betreiben aber eigene Portale oder nehmen E-Rechnungen per Peppol oder E-Mail an. Auch die Pflicht selbst ist auf Landesebene unterschiedlich geregelt.

Für Sie heißt das praktisch:

• Fragen Sie bei jedem neuen öffentlichen Auftraggeber nach dem Eingangskanal. Die Antwort steht oft in den Vergabeunterlagen oder auf der Website der Kommune unter „E-Rechnung“.
• Rechnen Sie mit Registrierung. Portale verlangen meist ein Benutzerkonto, bevor Sie hochladen können. Planen Sie dafür vor der ersten Rechnung einen Termin ein, nicht am Tag der Fälligkeit.
• Das Format bleibt gleich. Ob Bund, Land oder Kommune: Eine korrekt erstellte XRechnung 3.0 wird überall akzeptiert, wo XRechnung verlangt ist. Nur der Weg dorthin unterscheidet sich.

Nach dem Versand: Ablehnung, Korrektur, Zahlung

Wird eine XRechnung vom Portal oder vom Empfänger abgelehnt, bekommen Sie in der Regel eine Fehlermeldung mit Regelkürzel. Ändern Sie dann nicht die XML-Datei von Hand. Korrigieren Sie die Rechnung in Ihrer Software und erzeugen Sie die Datei neu.

Ist die Rechnung in Ihrer Software bereits festgeschrieben, gehen Sie den GoBD-sicheren Weg: Stornorechnung und neue, korrigierte Rechnung mit neuer Nummer. So bleibt Ihr Nummernkreis lückenlos und nachvollziehbar. Klären Sie bei einer reinen Formatablehnung kurz mit dem Auftraggeber, ob er die Stornorechnung ebenfalls als E-Rechnung erhalten möchte.

Die 8 häufigsten Fehler beim Erstellen einer XRechnung

So erstellen Sie eine XRechnung mit Agile Buchhaltung

In Agile Buchhaltung ist die XRechnung ab der Stufe Start (9 € im Monat netto) enthalten. Der Ablauf:

1. Kontakt anlegen: Beim Kunden als E-Rechnungsformat „XRechnung“ wählen und die Leitweg-ID hinterlegen. Sie wird bei jeder neuen Rechnung als Käuferreferenz (BT-10) übernommen.
2. Eigene Daten prüfen: Unter Einstellungen › Unternehmen Telefonnummer, E-Mail und Anschrift eintragen, dazu die IBAN.
3. Rechnung schreiben: Positionen, Leistungsdatum und Steuerfall wählen. Einheiten wie „Std“ oder „Stk“ übersetzt die Software automatisch in die Codes der XRechnung.
4. Prüfen lassen: Vor dem Festschreiben prüft Agile Buchhaltung die Pflichtangaben nach § 14 UStG und die Zusatzfelder der XRechnung. Fehlt etwas, steht dort zum Beispiel „Für die XRechnung ist deine Telefonnummer Pflicht (BT-42)“, und die Rechnung lässt sich erst festschreiben, wenn der Fehler behoben ist. Auch eine Leitweg-ID, die nicht dem üblichen Aufbau entspricht, wird angemerkt.
5. Festschreiben und versenden: Die festgeschriebene Rechnung ist unveränderlich (GoBD). Sie laden die XML-Datei für das Portal herunter oder versenden die Rechnung per E-Mail aus der App.

Die Software erzeugt XRechnung 3.0 in der CII-Syntax sowie ZUGFeRD/Factur-X (PDF/A-3 mit eingebettetem XML). Einen Versand über Peppol bietet sie nicht; für die OZG-RE nutzen Sie den Upload. Für Behördenrechnungen mit hohem Betrag empfehlen wir zusätzlich einen Lauf durch den KoSIT-Validator, der auch die Schematron-Geschäftsregeln vollständig prüft.

Umgekehrt liest Agile Buchhaltung eingehende E-Rechnungen (XRechnung in CII und UBL, ZUGFeRD 2.x, Peppol BIS) aus und zeigt sie lesbar an. Wie der Eingang organisiert sein sollte, steht im Artikel E-Rechnung empfangen, wie Sie eingehende Dateien kontrollieren, unter E-Rechnung prüfen.

Häufige Fragen

Kann ich eine XRechnung kostenlos erstellen?

Ja, für Rechnungen an die Bundesverwaltung über die Weberfassung der OZG-RE (einmalige, kostenfreie Registrierung). Sie tippen die Rechnung dort in ein Formular, das Portal erzeugt die XRechnung. Für Rechnungen an Länder, Kommunen oder Unternehmen brauchen Sie in der Regel eine eigene Software oder das Portal des jeweiligen Auftraggebers.

Kann ich aus einem PDF eine XRechnung machen?

Nicht durch Umwandeln. Ein PDF enthält nur ein Bild der Rechnung, die XRechnung braucht strukturierte Daten mit Feldnummern. Sie müssen die Rechnungsdaten in einer Software oder einem Webformular erfassen, die daraus das XML erzeugt. Ein reines PDF darf als zusätzlicher Anhang mitgeschickt werden, ersetzt aber das XML nicht.

Woher bekomme ich die Leitweg-ID?

Vom öffentlichen Auftraggeber, meist aus dem Auftrag, der Bestellung oder auf Nachfrage bei der Beschaffungsstelle. Sie können sie nicht selbst bilden oder nachschlagen. Ohne Leitweg-ID wird eine XRechnung an eine Behörde in der Regel abgewiesen.

Muss ich ab 2027 XRechnungen an Unternehmen schicken?

Nicht zwingend XRechnung. Ab 2027 (Vorjahresumsatz über 800.000 €) bzw. 2028 (alle) brauchen Sie für inländische B2B-Rechnungen eine E-Rechnung nach EN 16931. Das kann eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung sein (alle Profile außer MINIMUM und BASIC-WL, empfohlen: EN 16931). Die Leitweg-ID ist im B2B-Bereich nicht nötig.

Wie kann ich eine XRechnung lesen oder prüfen?

Mit einem Visualisierungsprogramm oder einer Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen ausliest. Zum Prüfen gegen Schema und Geschäftsregeln gibt es den frei verfügbaren Validator der KoSIT. Gute Rechnungssoftware prüft die Pflichtfelder schon vor dem Versand.

Welche XRechnung-Version muss ich verwenden?

XRechnung 3.0 ist seit 01.02.2024 in Kraft und bleibt laut KoSIT mindestens bis 31.07.2027 gültig, aktueller Bugfix-Stand ist 3.0.2. Ältere Versionen wie 2.3 sind außer Kraft. Die Vorversion von XRechnung 4.0 vom 15.09.2026 ist nicht für den produktiven Einsatz gedacht.

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Quellen

1. KoSIT/XEinkauf – XRechnung Versionen und Bundles
2. E-Rechnung Bund – OZG-konforme Rechnungseingangsplattform
3. § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
4. § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen

Redaktion Agile Buchhaltung

Wir entwickeln Agile Buchhaltung in Deutschland und schreiben hier aus der täglichen Arbeit mit unseren Kundinnen und Kunden. Jeder Artikel wird fachlich geprüft und aktualisiert, wenn sich Gesetze, Preise oder Funktionen ändern.

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