Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer: Was Sie wirklich brauchen

Das Wichtigste in Kürze

• Kleinunternehmer nach § 19 UStG brauchen vier Dinge: Rechnungen mit Steuerbefreiungs-Hinweis, E-Rechnungen empfangen und lesen, eine EÜR und eine Warnung vor den Umsatzgrenzen (25.000 € / 100.000 €).
• Eine Umsatzsteuer-Voranmeldung, Live-Bankanbindung oder Lohn brauchen die meisten Kleinunternehmer nicht. Wer dafür zahlt, zahlt für Funktionen, die er nicht nutzt.
• Gratis-Tarife decken meist nur Rechnungen ab (z. B. sevDesk: 3 Rechnungen im Monat, keine EÜR). Mit EÜR liegen die Regelpreise bei 9 € bis knapp 26 € netto im Monat (Stand 21.10.2026).
• Kleinunternehmer können keine Vorsteuer abziehen: Für Sie kostet jede Software den Bruttopreis, also 19 % mehr als auf der Preisseite steht.
• Größte Stolperfalle: Werbung bei Google, Meta & Co. Dafür schulden auch Kleinunternehmer Umsatzsteuer nach § 13b UStG und müssen eine Voranmeldung abgeben.

Inhalt (11 Abschnitte)

Als Kleinunternehmer brauchen Sie keine große Buchhaltungssoftware, sondern eine, die vier Dinge zuverlässig kann: Rechnungen mit dem richtigen § 19-Hinweis schreiben, E-Rechnungen empfangen und lesen, die EÜR erstellen und Sie warnen, bevor Sie die Umsatzgrenze reißen. Alles darüber hinaus, also Umsatzsteuer-Voranmeldung, Lohn oder Live-Bankanbindung, bezahlen Sie meist umsonst mit.

In diesem Vergleich sehen Sie, welche Funktionen Pflicht sind, was die bekannten Programme mit EÜR tatsächlich kosten (Stand: 21.10.2026), wo Gratis-Tarife enden und welche zwei Fallen auch erfahrene Selbstständige regelmäßig übersehen.

Was Kleinunternehmer steuerlich wirklich erledigen müssen

Bevor Sie Tarife vergleichen, lohnt ein ehrlicher Blick auf Ihre Pflichten. Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG (seit 01.01.2025: Vorjahresumsatz höchstens 25.000 €, laufendes Jahr höchstens 100.000 €) nimmt Ihnen viel ab, aber nicht alles.

Daraus ergibt sich der Funktionsumfang, den Sie brauchen. Die ausführlichen Regeln zu Grenzen und Wechsel finden Sie im Ratgeber Kleinunternehmerregelung 2027.

Die 6 Funktionen, die eine Software für Kleinunternehmer haben muss

• Rechnungen und Angebote mit festem Kleinunternehmer-Hinweis („Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“), ohne dass Sie versehentlich 19 % ausweisen können
• E-Rechnungen empfangen: XRechnung und ZUGFeRD einlesen, lesbar anzeigen und das Original (die XML-Datei) unveränderbar archivieren
• Belege per Foto oder Upload erfassen, mit Datum, Betrag und Kategorie
• EÜR Zeile für Zeile nach dem amtlichen Formular, inklusive Abschreibungen (AfA)
• Warnung vor den Umsatzgrenzen 25.000 € und 100.000 €
• Export für den Steuerberater (DATEV) und jederzeit vollständiger Datenexport

Warum der Punkt „versehentlich 19 % ausweisen“ so wichtig ist: Weisen Sie auf einer Rechnung Umsatzsteuer aus, schulden Sie den Betrag nach § 14c Abs. 2 UStG dem Finanzamt, obwohl Sie Kleinunternehmer sind. Bei einer Rechnung über 2.000 € plus 380 € „USt“ sind das 380 €, die Sie abführen müssen, bis die Rechnung berichtigt ist. Gute Software sperrt diesen Fehler technisch.

Warum E-Rechnungen lesen können Pflicht ist: Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Öffnen Sie sie ohne passendes Programm, sehen Sie Code statt einer Rechnung. Und die XML-Datei ist das Original, das Sie aufbewahren müssen, nicht ein Ausdruck davon. Mehr dazu im Artikel E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Diese Funktionen brauchen Sie (meist) nicht

Viele Anbieter verkaufen Kleinunternehmern Tarife, deren Mehrwert bei Regelbesteuerten liegt:

• Umsatzsteuer-Voranmeldung und ELSTER-Versand: Als Kleinunternehmer melden Sie in der Regel keine Umsatzsteuer an. Ausnahme siehe unten (§ 13b).
• Live-Bankanbindung: Bequem, aber bei 10 bis 40 Buchungen im Monat kein entscheidender Zeitgewinn. Ein Kontoauszug-Import reicht.
• Lohnabrechnung, mehrere Benutzer, Kostenstellen: Relevant erst mit Team.
• Bilanz und doppelte Buchführung: Als Einzelunternehmer unter den Grenzen des § 141 AO ermitteln Sie Ihren Gewinn per EÜR.

Preisvergleich: Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer (Stand 21.10.2026)

Alle Preise netto im Monat bei monatlicher Zahlung, Regelpreise laut Anbieterseite. Aktionspreise sind gesondert genannt, weil sie nach wenigen Monaten auslaufen.

Quellen: Anbieterseiten lexware.de/preise und sevdesk.de/preise, abgerufen am 21.10.2026. Preise können sich ändern; maßgeblich ist die jeweilige Anbieterseite.

Agile Buchhaltung Start (jährlich)90 €

Agile Buchhaltung Start (monatlich)108 €

Lexware Office L263 €

sevDesk Buchhaltung (12 Monate)275 €

sevDesk Buchhaltung (monatlich)311 €

Einordnung: Für einen Kleinunternehmer, der Rechnungen schreibt und die EÜR selbst macht, ist Agile Buchhaltung Start mit 90 € im Jahr der günstigste Regelpreis in diesem Vergleich. Lexware Office und sevDesk bieten dafür Live-Bankanbindung und den direkten ELSTER-Versand, die Agile Buchhaltung nicht hat. Ob Ihnen das rund 170 bis 220 € im Jahr wert ist, hängt davon ab, wie viele Bankbuchungen Sie haben. Ausführlichere Gegenüberstellungen finden Sie unter Lexware Office Alternative und sevDesk Alternative.

Die versteckte Rechnung: Sie zahlen brutto

Ein Detail, das auf keiner Preisseite steht: Als Kleinunternehmer können Sie keine Vorsteuer abziehen. Die 19 % Umsatzsteuer auf die Software sind für Sie echte Kosten.

Die Beträge sind voll als Betriebsausgabe absetzbar und mindern Ihren Gewinn. Bei einem persönlichen Grenzsteuersatz von 30 % kosten 312,73 € Sie netto nach Steuern also rund 219 €. Der Unterschied zwischen den Programmen bleibt aber bestehen.

„Kostenlos“: Was Gratis-Tarife leisten und wo sie enden

Die Suche nach „Buchhaltungssoftware Kleinunternehmer kostenlos“ ist verständlich: Bei 15.000 € Jahresumsatz zählt jeder Euro. Gratis-Angebote gibt es tatsächlich (Stand 21.10.2026):

• sevDesk Kostenlos: 3 Rechnungen bzw. E-Rechnungen im Monat, ZUGFeRD und XRechnung, keine EÜR.
• Accountable Rechnungen Free: Rechnungen schreiben; Buchhaltung und Steuern in den bezahlten Tarifen.
• Kontist Free: Geschäftskonto mit Buchhaltungsfunktionen; erweiterte Auswertungen in den bezahlten Tarifen.

Unsere ehrliche Empfehlung: Schreiben Sie bis zu drei Rechnungen im Monat und erstellt ein Steuerberater Ihre EÜR, reicht ein Gratis-Tarif. Machen Sie die EÜR selbst, lohnt sich eine Software, die die Anlage EÜR direkt aus den laufenden Buchungen füllt: Dann tragen Sie im Januar nur noch Zahlen ab, statt ein Jahr Belege zu sortieren.

Zwei Stolperfallen, die Ihre Software abfangen sollte

Falle 1: Werbung bei Google, Meta oder LinkedIn (§ 13b UStG)

Schalten Sie Anzeigen bei Google Ads oder Meta, kommt die Rechnung in der Regel aus Irland, ohne deutsche Umsatzsteuer. Als Unternehmer schulden Sie die Steuer dann selbst (Reverse Charge, § 13b UStG), auch als Kleinunternehmer. Und anders als Regelbesteuerte dürfen Sie diese Steuer nicht als Vorsteuer zurückholen.

Beispiel: Eine Fotografin bucht im März für 400 € netto Google-Anzeigen. Sie schuldet 76 € Umsatzsteuer und muss für März eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben (§ 18 Abs. 4a UStG), obwohl sie sonst keine abgibt. Die Werbung kostet sie also effektiv 476 €.

Achten Sie darauf, dass Ihre Software Eingangsrechnungen mit Reverse Charge erkennt und die Steuer ausweist. In Agile Buchhaltung werden solche Belege als Eingangsleistung nach § 13b erfasst; die zugehörige Voranmeldung berechnet die Software ab der Stufe Plus. Bleibt es bei wenigen Monaten im Jahr, können Sie die Voranmeldung auch von Hand in „Mein ELSTER“ abgeben.

Falle 2: Die 100.000-€-Grenze wirkt sofort

Seit 2025 gibt es keine Schonfrist mehr bis zum Jahresende. Überschreiten Sie im laufenden Jahr 100.000 € Umsatz, ist bereits der Umsatz, mit dem Sie die Grenze überschreiten, umsatzsteuerpflichtig. Und wer im Vorjahr mehr als 25.000 € umgesetzt hat, ist ab dem 1. Januar regelbesteuert.

Beispiel: Ein Webentwickler hat 2026 bis November 23.500 € umgesetzt. Schreibt er im Dezember noch eine Rechnung über 2.000 €, landet er bei 25.500 € und ist ab 01.01.2027 kein Kleinunternehmer mehr. Wer das im Dezember weiß, kann über den Zeitpunkt der Leistung und der Rechnung nachdenken. Wer es erst im Februar merkt, muss Rechnungen korrigieren.

Was dann zu tun ist, steht Schritt für Schritt im Artikel Kleinunternehmer-Umsatzgrenze überschritten.

Excel, Word und Rechnungsvorlage: Reicht das nicht?

Viele Kleinunternehmer starten mit einer Word-Vorlage für Rechnungen und einer Excel-Tabelle für die EÜR. Das ist erlaubt, eine Software ist nicht vorgeschrieben. Drei Punkte machen die Tabellenlösung aber zunehmend unpraktisch:

Die GoBD verlangen, dass Aufzeichnungen nachvollziehbar und unveränderbar sind: Eine Änderung muss erkennbar bleiben. In einer Tabelle überschreiben Sie Werte spurlos. Bei kleinen Betrieben schaut das Finanzamt selten genau hin, bei einer Betriebsprüfung ist es aber ein Ansatzpunkt für Hinzuschätzungen. Was die GoBD konkret fordern, steht im Ratgeber GoBD.

Faustregel: Bis etwa drei Rechnungen im Monat und ohne E-Rechnungen von Lieferanten kommen Sie mit Vorlage und Tabelle aus. Schicken Ihnen Lieferanten XRechnungen oder schreiben Sie regelmäßig Rechnungen, rechnet sich eine Software für 9 € im Monat schon über die eingesparte Zeit.

Vorbereitet auf den Wechsel zur Regelbesteuerung

Wer wächst, steht irgendwann vor dem Wechsel in die Regelbesteuerung. Gute Software macht ihn zu einer Einstellung statt zu einem Projekt. Prüfen Sie diese Punkte schon bei der Auswahl:

• Steuerstatus lässt sich zu einem Stichtag umstellen; Rechnungen vor dem Stichtag bleiben unverändert
• Ab dem Stichtag werden 19 % bzw. 7 % Umsatzsteuer automatisch ausgewiesen
• Vorsteuer aus Eingangsrechnungen wird ab dem Stichtag erfasst
• Umsatzsteuer-Voranmeldung im selben Konto verfügbar (Tarifwechsel ohne Datenumzug)
• Wiederkehrende Rechnungen übernehmen den neuen Steuerstatus
• Export der Kleinunternehmer-Zeit bleibt vollständig erhalten

In Agile Buchhaltung bedeutet das: Sie stellen den Steuerstatus in den Einstellungen um und wechseln von Start zu Plus (19 € im Monat). Das Upgrade gilt sofort und wird anteilig berechnet, Ihre Daten bleiben im selben Konto, festgeschriebene Rechnungen aus der Kleinunternehmer-Zeit bleiben unverändert. Ab Plus berechnet die Software die Umsatzsteuer-Voranmeldung nach Ist- oder Sollversteuerung und importiert Kontoauszüge (CSV, CAMT, MT940) für den Abgleich.

So entscheiden Sie in 3 Minuten

• Bis 3 Rechnungen im Monat, EÜR macht der Steuerberater: Ein Gratis-Tarif reicht, etwa sevDesk Kostenlos.
• Sie wollen ein Geschäftskonto mit Buchhaltung aus einer Hand: Schauen Sie sich Kontist an.
• Viele Bankbuchungen, Sie wollen keinen Kontoauszug mehr importieren: Lexware Office L oder sevDesk Buchhaltung, beide mit Live-Bankanbindung.
• Sie schreiben regelmäßig Rechnungen, machen die EÜR selbst und wollen wenig zahlen: Agile Buchhaltung Start für 9 € im Monat bzw. 90 € im Jahr.
• Sie liegen nahe an 25.000 € oder 100.000 €: Wählen Sie einen Anbieter, bei dem der Wechsel zur Regelbesteuerung im selben Konto klappt.

Wie Agile Buchhaltung für Kleinunternehmer aufgebaut ist

Agile Buchhaltung hat eine eigene Stufe für Kleinunternehmer. Start kostet 9 € im Monat oder 90 € im Jahr (netto) und enthält:

• Rechnungen, Angebote, wiederkehrende Rechnungen und Mahnwesen. Ist Ihr Unternehmen als Kleinunternehmer eingestellt, blockiert die Pflichtangaben-Prüfung Rechnungen mit Umsatzsteuer, bevor sie festgeschrieben werden.
• E-Rechnungen schreiben (XRechnung, ZUGFeRD) und empfangen: XRechnung (CII und UBL), ZUGFeRD 2.x und Peppol BIS werden ausgelesen.
• Belege fotografieren oder hochladen, mit automatischer Belegerkennung (Händler, Datum, Betrag, Kategorie).
• EÜR Zeile für Zeile, inklusive AfA, Kilometerpauschale und Homeoffice-Pauschale.
• Warnung bei 20.000 € und 25.000 € (Vorjahresgrenze) sowie bei 80.000 € und 100.000 € (laufendes Jahr).
• Einkommensteuer-Schätzung, Steuerfristen mit Push-Erinnerung, DATEV-Export für den Steuerberater.
• API, Webhooks und MCP-Anbindung an Claude oder ChatGPT, in jeder Stufe.

Was Start nicht kann: Kontoauszug-Import und Umsatzsteuer-Voranmeldung gibt es erst ab Plus (19 € im Monat). Eine Live-Bankanbindung und den direkten ELSTER-Versand bietet Agile Buchhaltung in keiner Stufe; die EÜR-Werte übertragen Sie mit der Ausfüllhilfe in „Mein ELSTER“. Eine kostenlose Testphase gibt es nicht. Die Server stehen in Deutschland, und Ihre Daten bleiben auch ohne Abo lesbar und exportierbar.

Wie Sie Ihre EÜR als Kleinunternehmer an einem konkreten Beispiel aufbauen, zeigt der Artikel EÜR für Kleinunternehmer. Den großen Marktüberblick über alle Zielgruppen finden Sie im Buchhaltungssoftware-Vergleich.

Häufige Fragen

Brauche ich als Kleinunternehmer überhaupt eine Buchhaltungssoftware?

Gesetzlich nicht. Sie müssen aber eine EÜR elektronisch abgeben, Belege geordnet aufbewahren und seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Ab etwa fünf Rechnungen im Monat spart eine Software spürbar Zeit und verhindert typische Fehler wie fehlende Pflichtangaben oder versehentlich ausgewiesene Umsatzsteuer.

Gibt es eine kostenlose Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer?

Es gibt Gratis-Tarife, zum Beispiel bei sevDesk (3 Rechnungen im Monat), Accountable (Rechnungen Free) oder Kontist (Free). Sie decken meist das Schreiben von Rechnungen ab, aber keine vollständige EÜR. Für die Steuererklärung brauchen Sie dann zusätzlich ELSTER von Hand, eine Tabelle oder einen Steuerberater.

Reicht Excel für die Buchhaltung als Kleinunternehmer?

Für die EÜR-Zahlen kann eine Tabelle reichen, wenn Sie sie sorgfältig führen. Schwierig wird es bei E-Rechnungen: Eine XRechnung ist reines XML und lässt sich in Excel nicht sinnvoll lesen. Außerdem sind Tabellen jederzeit änderbar, was den GoBD-Anforderungen an Unveränderbarkeit widerspricht.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Nein. Nach § 34a Satz 4 UStDV dürfen Kleinunternehmer Rechnungen immer als sonstige Rechnung, also zum Beispiel als PDF, verschicken. Empfangen und archivieren müssen Sie E-Rechnungen aber seit dem 01.01.2025, wenn ein Geschäftspartner Ihnen eine schickt.

Was passiert mit meiner Software, wenn ich die Umsatzgrenze überschreite?

Ab dem Umsatz, der die 100.000-€-Grenze überschreitet, sind Sie sofort umsatzsteuerpflichtig und müssen Voranmeldungen abgeben. Ihre Software muss dann Umsatzsteuer ausweisen und Voranmeldungen berechnen können. Achten Sie deshalb auf einen Anbieter, bei dem Sie ohne Datenumzug in einen Tarif mit Umsatzsteuer wechseln können.

Kann ich die Kosten für die Buchhaltungssoftware absetzen?

Ja, als Betriebsausgabe in der EÜR. Weil Kleinunternehmer keine Vorsteuer abziehen, setzen Sie den Bruttobetrag an, also inklusive 19 % Umsatzsteuer.

Quellen

1. § 19 UStG – Besteuerung der Kleinunternehmer
2. § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern
3. § 13b UStG – Leistungsempfänger als Steuerschuldner
4. § 18 UStG – Besteuerungsverfahren (Abs. 4a)
5. Lexware Office – Preise
6. sevDesk – Preise

Redaktion Agile Buchhaltung

Wir entwickeln Agile Buchhaltung in Deutschland und schreiben hier aus der täglichen Arbeit mit unseren Kundinnen und Kunden. Jeder Artikel wird fachlich geprüft und aktualisiert, wenn sich Gesetze, Preise oder Funktionen ändern.

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